Quy trình công việc

Với mô-đun Quy trình công việc, bạn có thể tùy chỉnh cách phê duyệt một quy trình/nghiệp vụ công việc cụ thể trong ERP.

Bạn có thể thiết lập nhiều cấp độ phê duyệt cho một Quy trình công việc. Ví dụ khi báo giá, Nhân viên bán hàng sẽ tạo báo giá. Sau đó, nó sẽ được phê duyệt hoặc từ chối bởi Quản lý bán hàng. Nếu được phê duyệt, Quản lý khu vực sẽ tiếp tục phê duyệt hoặc từ chối báo giá này.

Để tạo Quy trình công việc và quy tắc chuyển tiếp, vào:

Thiết lập > Quy trình công việc > Quy trình công việc

Khi một Quy trình công việc đã được tạo, bạn có thể thực hiện các hành động trên quy trình đó thông qua Tác vụ Quy trình công việc.

1. Điều kiện tiên quyết

Trước khi tạo Quy trình công việc, bạn cần những thông tin sau:

Các bước Tác vụ Quy trình công việc. ERP đã cung cấp sẵn các bước như Approve, Reject, và Review.
Các trạng thái Quy trình công việc như Đã phê duyệt và Đã hủy.

2. Cách tạo Quy trình công việc

Đi đến danh sách Quy trình công việc, nhấp vào Thêm Quy trình công việc.
Nhập tên cho Quy trình công việc.
Chọn Loại tài liệu sẽ được áp dụng quy trình này.
Nhập các Trạng thái khác nhau của Quy trình công việc. Mỗi trạng thái của quy trình sẽ có một Trạng thái tài liệu tương ứng.

Nhập các Quy tắc Chuyển tiếp.
Lưu và nộp.

2.1 Những lưu ý khi tạo Quy trình công việc

Việc tạo Quy trình công việc trong ERP về cơ bản sẽ ghi đè quy trình Lưu và Nộp thông thường. Do đó, tài liệu sẽ hoạt động dựa trên Quy trình công việc của bạn (nếu có) chứ không theo Quy trình công việc mặc định. Vì vậy, có thể không có nút/tùy chọn Nộp nếu bạn chưa chỉ định nó trong Quy trình công việc mà bạn tạo.
Nếu bạn không áp dụng một Quy trình công việc cho một tài liệu và nếu tài liệu đó là loại có thể nộp được, thì Quy trình công việc mặc định sẽ được áp dụng với các trạng thái: Bản dự thảo - Đã nộp - Đã hủy.
Một tài liệu không thể bị hủy trừ khi nó đã được nộp.

2.2 Các tùy chọn khác cho Quy trình công việc

Là có hiệu lực: Khi trường này được bật, chỉ quy trình này được áp dụng, tất cả các Quy trình công việc khác áp dụng cho Loại tài liệu này sẽ không hoạt động.
Không ghi đè trạng thái: Trạng thái của Quy trình công việc này sẽ không ghi đè trạng thái của tài liệu trong chế độ xem danh sách.
Gửi thông báo qua email: Email sẽ được gửi đến người dùng kèm theo các hành động có thể thực hiện tiếp theo trong Quy trình công việc.

3. Tính năng

3.1 Bật/Tắt trạng thái tùy chọn

Trạng thái Quy trình công việc tùy chọn là trạng thái có thể không nằm trong phê duyệt cuối cùng. Các trạng thái như Đã hủy hoặc Bị từ chối có thể là tùy chọn.

3.2 Điều kiện

Bạn có thể thêm điều kiện để áp dụng Chuyển tiếp. Ví dụ: trong trường hợp giám đốc bán hàng tạo một báo giá có tổng trị giá từ 100.000 USD trở lên thì một vai trò cụ thể phải phê duyệt. Bạn có thể áp dụng Quy tắc chuyển tiếp với điều kiện như sau:

doc.grand_total >= 100000

grand_total là tên của trường ‘Tổng cộng’ của tài liệu Báo giá. Để xem tên các trường của một loại tài liệu, hãy vào Menu… > Tùy chỉnh.