Hộp thư email

Điều hành một doanh nghiệp bao gồm nhiều trao đổi email giao dịch với các bên như Khách hàng và Nhà cung cấp cũng như các thành viên khác trong công ty. Tính năng Hộp thư Email cho phép bạn kéo tất cả các email doanh nghiệp bên ngoài vào tài khoản ERP. Điều này làm cho ERP trở thành một nền tảng duy nhất để truy cập tất cả thông tin doanh nghiệp tại một nơi.

Trong ERP, bạn có thể cấu hình Hộp thư Email cho từng Người dùng Hệ thống.

1. Tạo người dùng

Chỉ Người dùng hệ thống mới có thể dùng chức năng Hộp thư Email. Hãy đảm bảo rằng Người dùng đã được cấp các quyền cần thiết trong thông tin Người dùng trước khi gán một hộp thư email vào tài khoản của họ.

2. Tạo một Tên miền email

Tên miền email cho các dịch vụ sau đã có sẵn trong ERP và bạn có thể tiến hành tạo Tài khoản Email:

Gmail
Yahoo
Sparkpost
SendGrid
Outlook.com
Yandex.mail

Để có thể gửi và nhận email vào tài khoản ERP của bạn từ dịch vụ email khác, bạn cần thiết lập một Tên miền Email. Các chi tiết như Địa chỉ SMTP, port, chi tiết địa chỉ IMAP/POP3 phải được ghi lại.

Để thêm Tên miền Email mới, vào:

Thiết lập > Email và Thông báo > Tên miền email

Khi bạn đã tạo Tên miền Email trong ERP, tên miền này sẽ được sử dụng để tạo Tài khoản Email cho tất cả Người dùng trong tài khoản ERP của bạn.

3. Tài khoản email

Tạo một tài khoản email dựa trên ID email của người dùng. Đối với mỗi Người dùng có tài khoản email bên ngoài cần được tích hợp vào ERP, bạn cần tạo một bản ghi Tài khoản Email cho người dùng đó tại:

Thiết lập > Email và Thông báo > Tài khoản email

Nếu bạn đang tạo Tài khoản Email cho đồng nghiệp của mình và bạn không biết mật khẩu email thì hãy chọn trường “Đang chờ mật khẩu”. Theo cài đặt này, Người dùng (được tạo Tài khoản Email) sẽ nhận được lời nhắc nhập mật khẩu email khi truy cập Tài khoản ERP của mình.

4. Liên kết Tài khoản email trong thông tin Người dùng

Sau khi Tài khoản Email đã được tạo cho Người dùng, hãy gán Tài khoản Email đó trong thông tin Người dùng cụ thể. Điều này sẽ đảm bảo rằng các email được lấy về từ Tài khoản Email nói trên sẽ chỉ có thể được truy cập bởi Người dùng này trong hệ thống ERP của bạn.

5. Sử dụng Hộp thư Email

Nếu bạn đã cấu hình đúng Hộp thư Email thì khi Người dùng đăng nhập, biểu tượng Hộp thư Email sẽ hiển thị. Nhấn vào biểu tượng sẽ điều hướng người dùng đến chế độ xem Hộp thư đến Email trong ERP. Tất cả các email của hộp thư đó sẽ được tìm nạp và liệt kê trong chế độ xem Hộp thư đến Email. Người dùng có thể mở email và thực hiện các tác vụ liên quan.

5.1 Thư mục

Trong ERP bạn có thể liên kết nhiều Tài khoản Email với một Người dùng. Để chuyển sang Hộp thư đến của một tài khoản email khác hãy nhấp vào tùy chọn Hộp thư đến Email ở thanh bên trái.

5.2 Tác vụ email

Trên các email trong hộp thư đến, bạn có thể thực hiện nhiều hành động khác nhau như Trả lời, Chuyển tiếp, Đánh dấu là Thư rác hoặc Bỏ vào Thùng rác.

5.3 Liên kết lại

Bạn có thể liên kết lại một email đến một tài liệu khác như Issue, Khách hàng tiềm năng, Cơ hội theo ý muốn. Chọn loại tài liệu và tài liệu để liên kết email đến.