Đơn bán hàng (SO)

Đơn bán hàng là sự xác nhận mua hàng từ khách hàng của bạn. Nó thường là một Hợp đồng ràng buộc với Khách hàng của bạn. Sau khi khách hàng xác nhận Báo giá, bạn có thể chuyển Báo giá của mình thành Đơn bán hàng.

Để truy cập Đơn bán hàng, vào:

Bán hàng > Bán hàng > Đơn bán hàng

1. Điều kiện tiên quyết

Trước khi tạo và sử dụng Đơn bán hàng, bạn cần những thông tin sau:

Khách hàng
Mặt hàng

2. Cách tạo Đơn bán hàng

Vào danh sách Đơn bán hàng, nhấp vào Thêm Đơn bán hàng.
Chọn Khách hàng.
Đặt ‘Ngày giao hàng’ - áp dụng cho toàn bộ đơn hàng.
Với Loại đơn hàng, bạn có thể đặt là Đơn hàng bán hàng, Đơn hàng bảo trì hay từ Giỏ hàng trực tuyến trên trang web của mình.
Trong “Đơn đặt hàng của khách hàng”, bạn có thể nhập ID đơn đặt hàng của khách hàng hoặc các chi tiết khác có thể hữu ích làm tham khảo.
Nhập các mặt hàng, số lượng cần giao vào bảng Mặt hàng. Nếu Giá mặt hàng đã được đặt cho các mặt hàng, trường Đơn giá sẽ được điền tự động. Nếu không, hãy nhập đơn giá theo cách thủ công. Bạn cũng có thể ghi đè đơn giá được điền tự động trong trường hợp bạn muốn thay đổi giá trị đó.
Nhấp vào “Lưu” để lưu bản dự thảo của Đơn bán hàng.
“Nộp” để gửi Đơn bán hàng lên Hệ thống.

2.1 Các cách khác để tạo Đơn bán hàng

Bạn cũng có thể tạo Đơn bán hàng từ Báo giá đã nộp thông qua nút Tạo bên trong báo giá.
Hoặc bạn có thể tạo Đơn bán hàng mới và lấy thông tin chi tiết từ Báo giá.

Để cho phép Quy tắc giá cho mỗi khách hàng, mỗi mặt hàng (ví dụ: “Khách hàng A” trả 1,00 USD cho “Mặt hàng 1” nhưng “Khách hàng B” trả 1,25 USD cho “Mặt hàng 1”), bật hộp kiểm có tên ‘Cho phép người dùng chỉnh sửa giá Đơn giá niêm yết trong giao dịch’ trong Cài đặt Bán hàng. Điều này cho phép lưu giá mặt hàng cụ thể cho mỗi khách hàng khi bạn thay đổi giá trong Đơn bán hàng.

3. Tính năng

3.1 Bảng tiền tệ và giá

Bạn có thể đặt loại tiền tệ mà báo giá/đơn bán hàng sẽ được gửi. Nếu bạn đã đặt Danh sách giá thì giá mặt hàng sẽ được lấy từ danh sách đó. Đánh dấu vào ‘Bỏ qua quy tắc giá’ sẽ bỏ qua Quy tắc giá được đặt ở:

Bán hàng > Mặt hàng và Giá > Quy tắc giá

3.2 Đặt kho nguồn

Nếu bạn có cùng một mặt hàng trong nhiều kho, việc đặt kho ở đây sẽ khiến tất cả các mặt hàng trong bảng mặt hàng được lấy từ kho này. Bạn cần có sẵn hàng trong ‘kho nguồn’ mà bạn đang thiết lập. Lưu ý rằng tùy chọn này sẽ ghi đè ‘Kho mặc định’ mà bạn đã đặt trong thông tin Mặt hàng.

3.3 Bảng mặt hàng

Ngày giao hàng đối với từng mặt hàng: Nếu có nhiều mặt hàng và nếu bạn nhập ngày giao hàng ở hàng đầu tiên thì ngày đó cũng sẽ được sao chép sang các hàng khác nếu ngày đó bị trống. Bạn sẽ phải nhập ngày này nếu không được đặt chung ở đầu Đơn bán hàng.
Đơn bán hàng hiển thị số tiền được lập chứng từ, giá vốn và lợi nhuận gộp trong bảng các mặt hàng khi bạn nhấp mở rộng hàng.
Bạn cũng có thể thêm Mặt hàng vào bảng Mặt hàng bằng cách quét mã vạch của chúng nếu bạn có máy quét mã vạch.
Kho giao hàng: Đây là kho nơi hàng hóa sẽ được thu thập để giao cho khách hàng của bạn.
Vận chuyển dropship: Đây là tình huống bạn không giữ hàng trong kho của mình mà giao hàng trực tiếp cho khách hàng từ nhà phân phối. Để kích hoạt dịch vụ vận chuyển dropship cho một mặt hàng, hãy đánh dấu vào ‘Nhà cung cấp giao hàng cho khách hàng’. Khi bạn đánh dấu vào trường này, tùy chọn Kho giao hàng sẽ biến mất do bạn không trực tiếp vận chuyển mặt hàng đó. Chọn nhà cung cấp của bạn trong trường ‘Nhà cung cấp’.
Hơn nữa, nếu bạn tạo một đơn đặt hàng (PO) từ đơn bán hàng (SO) này, nó sẽ được tạo cho nhà cung cấp mà bạn đã chọn ở đây và chỉ những mặt hàng hợp lệ cho việc vận chuyển dropship.
Các trường khác trong bảng mặt hàng là tương tự như trong Báo giá.

3.4 Danh sách đóng gói

Phần này được liên kết với Gói sản phẩm và chỉ xuất hiện khi giao dịch liên quan đến gói sản phẩm.

Bảng “Danh sách đóng gói” sẽ được cập nhật tự động khi bạn “Lưu” Đơn bán hàng. Nếu bất kỳ Mặt hàng nào trong bảng của bạn là Gói sản phẩm, thì “Danh sách đóng gói” sẽ chứa danh sách các Mặt hàng con của bạn.

Bạn sẽ được yêu cầu chọn Kho giao hàng ngay cả đối với một mặt hàng trong gói sản phẩm, kho này sau đó sẽ được cập nhật trong các mặt hàng trong Danh sách đóng gói. Bạn có thể thay đổi kho, số sê-ri và lô trong danh sách đóng gói nếu các mặt hàng trong gói sản phẩm của bạn đến từ các kho khác nhau.

3.5 Thuế và phí

Để thêm thuế vào Đơn bán hàng của bạn, bạn có thể chọn Mẫu thuế bán hàng và phí hoặc thêm thuế theo cách thủ công trong bảng Thuế bán hàng và phí.

Tổng số thuế và phí sẽ được hiển thị bên dưới bảng. Nhấp vào Phân tích thuế sẽ hiển thị tất cả các thành phần thuế và số tiền.

Quy tắc vận chuyển

Quy tắc vận chuyển giúp đặt chi phí vận chuyển của một mặt hàng. Chi phí thường sẽ tăng theo khoảng cách vận chuyển.

Nếu Hạng mục thuế đã được chọn, mẫu và bảng thuế sẽ được tự động điền.

3.6 Giảm giá bổ sung

Ngoài chiết khấu trên mỗi mặt hàng, bạn có thể thêm chiết khấu cho toàn bộ đơn hàng trong phần này. Khoản giảm giá này có thể dựa trên Tổng cộng tức là sau thuế/phí hoặc Tổng ròng tức là trước thuế/phí. Khoản giảm giá bổ sung có thể được áp dụng theo tỷ lệ phần trăm hoặc số tiền.

3.7 Điều khoản thanh toán

Đôi khi việc thanh toán không được thực hiện ngay lập tức. Tùy theo thỏa thuận, một nửa số tiền thanh toán có thể được thực hiện trước khi giao hàng và nửa còn lại sau khi nhận hàng hóa/dịch vụ. Bạn có thể thêm mẫu Điều khoản thanh toán hoặc thêm các điều khoản theo cách thủ công trong phần này.

3.8 Điều khoản và Điều kiện

Trong các giao dịch Mua/Bán có thể có một số Điều khoản và Điều kiện nhất định mà dựa vào đó Nhà cung cấp sẽ cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ cho Khách hàng. Bạn có thể áp dụng Điều khoản và Điều kiện cho các giao dịch và chúng sẽ xuất hiện khi in tài liệu.

3.9 Cài đặt in

Tiêu đề trang

Bạn có thể in báo giá/đơn bán hàng với tiêu đề trang của công ty bạn.

‘Nhóm các mặt hàng giống nhau’ sẽ nhóm các mặt hàng giống nhau được thêm nhiều lần. Điều này được nhìn thấy khi in.

Tiêu đề in

Đơn bán hàng cũng có thể có tiêu đề in riêng theo nhu cầu. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách chọn Tiêu đề in.

3.10 Thông tin thêm

Chiến dịch: Chiến dịch bán hàng có thể được liên kết với đơn bán hàng.
Nguồn: Loại Nguồn khách hàng tiềm năng có thể được liên kết với đơn bán hàng.
Dự án: Nếu Đơn bán hàng của bạn là một phần của dự án, bạn có thể liên kết nó tại đây và tiến độ Dự án sẽ được cập nhật.

3.11 Trạng thái thanh toán và giao hàng

Trạng thái: Trạng thái của Đơn bán hàng có thể là Bản dự thảo, Đang chờ, Đang giao hàng và Lập chứng từ, Đang lập chứng từ, Đang giao hàng, Đã hoàn thành, Đã hủy hoặc Đã đóng.
Phần trăm số tiền đã thanh toán và đã giao: Phần trăm số tiền đã lập chứng từ và các mặt hàng được giao từ Đơn bán hàng.

3.12 Hoa hồng bán hàng

Nếu giao dịch mua bán diễn ra thông qua một trong các Đối tác bán hàng của bạn, bạn có thể thêm chi tiết hoa hồng của họ tại đây. Nhập tỷ lệ hoa hồng và số tiền hoa hồng sẽ được hiển thị bên dưới.

3.13 Đội ngũ bán hàng

Nhân viên bán hàng: ERP cho phép bạn thêm nhiều Nhân viên bán hàng thực hiện giao dịch này. Bạn có thể thay đổi tỷ lệ phần trăm đóng góp của Nhân viên bán hàng và theo dõi số tiền họ kiếm được từ giao dịch này.

3.14 Tự động lặp lại

Chọn một “Tự động lặp lại” đã tạo để tự động lặp lại Đơn bán hàng giống như chức năng Thuê bao. Đặt ngày bắt đầu và ngày kết thúc sự lặp lại.

3.15 Sau khi nộp

Đơn bán hàng là một giao dịch “Có thể nộp”. Bạn sẽ chỉ có thể thực hiện các bước tiếp theo (như lập Phiếu giao hàng) sau khi “Nộp” Đơn bán hàng.

Sau khi “Nộp”, bạn có thể kích hoạt các hành động sau từ Đơn bán hàng:

Bạn có thể Thêm, Cập nhật, Xóa các mặt hàng trong Đơn bán hàng bằng cách nhấp vào nút Cập nhật Mặt hàng. Tuy nhiên, bạn không thể xóa các mặt hàng đã được giao hoặc đã được giao lệnh sản xuất.
Trạng thái: Sau khi nộp, bạn có thể Giữ đơn bán hàng hoặc Đóng nó.
Tạo: Từ Đơn bán hàng đã nộp, bạn có thể tạo các thông tin sau:
- Phiếu giao hàng - Để thực hiện một bút toán giao hàng. Bạn cũng có thể tạo Phiếu giao hàng cho các mặt hàng đã chọn dựa trên ngày giao hàng.
- Lệnh sản xuất - Để bắt đầu Lệnh sản xuất với nguyên liệu thô.
- Chứng từ bán hàng - Để lập chứng từ cho đơn hàng.
- Yêu cầu nguyên liệu - Yêu cầu bổ sung nguyên liệu nếu hết hàng.
- Yêu cầu nguyên liệu thô - Để yêu cầu nguyên liệu thô cần cho sản xuất.
- Dự án - Để tạo một dự án dựa trên Đơn bán hàng.
- Thuê bao - Để tự động lặp lại Đơn bán hàng, tức là biến nó thành thuê bao.
- Yêu cầu thanh toán - Để thực hiện yêu cầu thanh toán.
- Thanh toán - Để ghi lại khoản thanh toán theo Đơn bán hàng.

Những hành động này cũng có thể được nhìn thấy ở thanh menu ngang. Bạn cũng có thể tạo Bút toán nhật ký dựa trên Đơn bán hàng từ thanh menu ngang.

3.16 Đơn bán hàng với loại đơn hàng ‘Bảo trì’

Khi ‘Loại đơn hàng’ của Đơn bán hàng là ‘Bảo trì’, hãy làm theo các bước sau:

Nhập Tiền tệ, Bảng giá và Chi tiết mặt hàng.
Nhập thuế và các thông tin khác.
Lưu và nộp biểu mẫu.
Sau khi biểu mẫu được nộp, nút Tạo sẽ cung cấp các lựa chọn cụ thể này cho Loại đơn hàng là Bảo trì.
- Chuyến bảo trì
- Lịch bảo trì.