Chứng từ bán hàng

Chứng từ bán hàng là chứng từ bạn gửi cho Khách hàng để thực hiện thanh toán. Chứng từ bán hàng là một giao dịch kế toán. Khi nộp Chứng từ bán hàng, hệ thống sẽ cập nhật khoản phải thu và ghi thu nhập đối ứng Tài khoản khách hàng.

Để truy cập danh sách Chứng từ bán hàng, vào:

Bán hàng > Bán hàng > Chứng từ bán hàng

Kế toán > Khoản phải thu > Chứng từ bán hàng

1. Điều kiện tiên quyết

Trước khi tạo và sử dụng Chứng từ bán hàng, bạn nên tạo những thông tin sau:

Mặt hàng
Khách hàng

Không bắt buộc:

Đơn bán hàng
Phiếu giao hàng

2. Cách tạo Chứng từ bán hàng

Chứng từ bán hàng thường được tạo từ Đơn bán hàng hoặc Phiếu giao hàng. Chi tiết Mặt hàng của Khách hàng sẽ được lấy vào Chứng từ Bán hàng. Tuy nhiên, bạn cũng có thể trực tiếp tạo Chứng từ bán hàng, chẳng hạn như chứng từ POS.

Để tự động tìm nạp chi tiết trong Chứng từ bán hàng, hãy nhấp vào Tìm mặt hàng từ. Thông tin chi tiết có thể được lấy từ Đơn bán hàng, Phiếu giao hàng hoặc Báo giá.

Để tạo thủ công, hãy làm theo các bước sau:

Đi tới danh sách Chứng từ bán hàng và nhấp vào Thêm Chứng từ bán hàng.
Chọn Khách hàng.
Đặt ngày đến hạn thanh toán.
Trong bảng Mặt hàng, chọn Mặt hàng và đặt số lượng.
Giá sẽ được tìm nạp tự động nếu Giá mặt hàng được thêm vào, nếu không thì hãy thêm giá vào bảng.
Ngày và giờ ghi sổ sẽ được đặt thành hiện tại, bạn có thể chỉnh sửa sau khi đánh dấu vào ô Chỉnh sửa Ngày và Giờ ghi sổ.
Lưu và nộp.

2.1 Tùy chọn bổ sung khi tạo Chứng từ bán hàng

Bao gồm thanh toán (POS): Nếu chứng từ này dành cho bán lẻ/Điểm bán hàng.
Là Trả lại (Giấy báo có): Đánh dấu vào đây nếu khách hàng đã trả lại Mặt hàng.

2.2 Trạng thái

Đây là các trạng thái được tự động gán cho Chứng từ bán hàng.

Bản dự thảo: Bản dự thảo đã được lưu nhưng chưa được nộp chính thức.
Đã nộp: Chứng từ đã được nộp lên hệ thống và sổ cái chung đã được cập nhật.
Đã thanh toán: Khách hàng đã thực hiện thanh toán và bút toán thanh toán đã được nộp.
Chưa thanh toán: Chứng từ đã được tạo nhưng đang chờ thanh toán và chưa đến hạn thanh toán.
Quá hạn: Đang chờ thanh toán và đã quá ngày đến hạn thanh toán.
Đã hủy: Chứng từ bán hàng bị hủy vì bất kỳ lý do gì. Khi chứng từ bị hủy, tác động đến Tài khoản và Tồn kho sẽ không còn nữa.
Đã phát hành Giấy báo có: Mặt hàng được Khách hàng trả lại và Giấy báo có được tạo dựa trên chứng từ này.
Trả lại: được gán cho Giấy báo có được tạo từ Chứng từ Bán hàng ban đầu. Mặc dù vậy, bạn cũng có thể tạo Giấy báo có riêng lẻ.
Chưa thanh toán và đã chiết khấu: đang chờ thanh toán và đăng ký thuê bao hiện tại đã được chiết khấu bằng cách sử dụng Chiết khấu chứng từ.
Quá hạn và đã chiết khấu: đang chờ thanh toán và đã quá ngày đến hạn thanh toán, đăng ký thuê bao hiện tại đã được chiết khấu bằng cách sử dụng Chiết khấu chứng từ.

3. Tính năng

3.1 Ngày tháng

Ngày ghi sổ: Ngày mà Chứng từ bán hàng sẽ tác động đến sổ sách kế toán của bạn, tức là Sổ cái chung.
Ngày đến hạn: Ngày đến hạn thanh toán (nếu bạn bán hàng với phương thức trả sau). Hạn mức tín dụng có thể được đặt trong thông tin Khách hàng.

3.2 Thứ nguyên kế toán

Thứ nguyên kế toán cho phép bạn gắn thẻ các giao dịch dựa trên Lãnh thổ, Chi nhánh, Khách hàng cụ thể, v.v. Điều này giúp xem báo cáo kế toán riêng biệt dựa trên (các) thứ nguyên đã chọn.

3.3 Chi tiết PO của khách hàng

Đơn đặt hàng của Khách hàng: lưu ID Đơn đặt hàng của khách hàng, chủ yếu để ngăn chặn việc tạo Đơn bán hàng hoặc Chứng từ trùng lặp cho cùng một PO nhận được từ Khách hàng. Bạn có thể thực hiện thêm cấu hình liên quan đến xác thực PO của khách hàng trong Cài đặt bán hàng.
Ngày đặt hàng của Khách hàng: Ngày mà Khách hàng đặt Đơn đặt hàng (PO).

3.4 Địa chỉ và liên hệ

Địa chỉ khách hàng: Đây là địa chỉ thanh toán của khách hàng.
Người liên hệ: Nếu Khách hàng là một công ty, người cần liên hệ sẽ được tìm nạp trong trường này nếu được đặt trong biểu mẫu Khách hàng.
Lãnh thổ: Lãnh thổ là khu vực nơi Khách hàng thuộc về, được tìm nạp từ biểu mẫu Khách hàng. Giá trị mặc định là Tất cả lãnh thổ.
Địa chỉ giao hàng: Địa chỉ nơi hàng hóa sẽ được chuyển đến.

3.5 Tiền tệ

Bạn có thể đặt loại tiền tệ mà chứng từ bán hàng sẽ được gửi. Trường này có thể được tìm nạp từ thông tin Khách hàng hoặc các giao dịch trước đó như Đơn bán hàng.

3.6 Bảng giá

Nếu bạn chọn Bảng giá thì giá mặt hàng sẽ được lấy từ danh sách đó. Việc đánh dấu vào ‘Bỏ qua quy tắc giá’ sẽ bỏ qua Quy tắc giá được thiết lập ở:

Bán hàng > Mặt hàng và Giá > Quy tắc giá

3.7 Bảng Mặt hàng

Cập nhật tồn kho Đánh dấu vào hộp kiểm này sẽ cập nhật Sổ cái tồn kho khi nộp Chứng từ bán hàng. Nếu bạn đã tạo Phiếu giao hàng thì Sổ cái tồn kho sẽ được thay đổi. Nếu bạn bỏ qua việc tạo Phiếu giao hàng, hãy đánh dấu vào hộp kiểm này.
Quét mã vạch: Bạn có thể thêm mặt hàng vào bảng Mặt hàng bằng cách quét mã vạch của chúng nếu bạn có máy quét mã vạch.
Hoa hồng tài trợ: Cấp hoa hồng cho Nhân viên bán hàng và Đối tác bán hàng trên số tiền ròng của mặt hàng này. Nếu bị tắt, mặt hàng này sẽ bị bỏ qua khi tính toán hoa hồng.
Mã mặt hàng, tên, mô tả, Hình ảnh và Nhà sản xuất sẽ được lấy từ thông tin mặt hàng.
Chiết khấu và Ký quỹ: Bạn có thể áp dụng chiết khấu cho từng Mặt hàng riêng lẻ theo tỷ lệ phần trăm hoặc trên tổng số tiền của Mặt hàng.
Đơn giá: Đơn giá được tìm nạp nếu được đặt trong Bảng giá và tổng Số tiền sẽ được tính toán.
Vận chuyển dropship: Dropship là khi bạn thực hiện giao dịch bán hàng nhưng Mặt hàng được giao trực tiếp bởi Nhà cung cấp.
Chi tiết Kế toán: Các tài khoản Thu nhập và Chi phí có thể được thay đổi tại đây nếu bạn muốn. Nếu mặt hàng này là Tài sản, nó có thể được liên kết ở đây. Điều này hữu ích khi bạn bán Tài sản.
Doanh thu hoãn lại: Nếu thu nhập cho mặt hàng này sẽ được lập chứng từ theo từng phần trong các tháng tới, hãy đánh dấu vào ‘Kích hoạt doanh thu hoãn lại’.
Trọng lượng mặt hàng: Chi tiết Trọng lượng trên mỗi đơn vị và Trọng lượng ĐVT được tìm nạp nếu được đặt trong thông tin mặt hàng.
Chi tiết tồn kho: Các chi tiết sau sẽ được lấy từ thông tin mặt hàng:
- Kho hàng: Kho nơi hàng sẽ được gửi đi.
- Số lượng có sẵn tại Kho: Số lượng có sẵn trong Kho đã chọn.
Số lô và số sê-ri: Nếu Mặt hàng của bạn được đánh số sê-ri hoặc theo lô, bạn sẽ phải nhập Số sê-ri và Số lô vào bảng Mặt hàng. Bạn được phép nhập nhiều số Sê-ri trên một hàng (mỗi số trên một dòng riêng) để tương ứng với Số lượng.
Mẫu thuế mặt hàng: Bạn có thể đặt Mẫu thuế mặt hàng để áp dụng số tiền thuế cụ thể cho Mặt hàng này.
Tài liệu liên kết: Nếu Chứng từ bán hàng này được tạo từ Đơn bán hàng/Phiếu giao hàng, nó sẽ được hiển thị ở đây. Ngoài ra, Số lượng đã giao cũng sẽ được hiển thị.
Ngắt trang sẽ tạo ngắt trang ngay trước mục này khi in.

3.8 Bảng chấm công

Nếu bạn muốn lập chứng từ cho Nhân viên làm việc trên Dự án theo giờ (dựa trên hợp đồng), họ có thể điền vào Bảng chấm công bao gồm đơn giá thanh toán của họ. Khi bạn tạo Chứng từ bán hàng mới, chọn Dự án cần lập chứng từ và các mục nhập Bảng chấm công tương ứng cho Dự án đó sẽ được tìm nạp.

Nếu Nhân viên Công ty của bạn đang làm việc tại một địa điểm và cần được lập chứng từ, bạn có thể tạo Chứng từ dựa trên Bảng chấm công.

3.9 Thuế và phí

Thuế và Phí sẽ được lấy từ Đơn bán hàng hoặc Phiếu giao hàng. Tổng số thuế và phí sẽ được hiển thị bên dưới bảng. Bạn nên kiểm tra tất cả các khoản thuế trong bảng Thuế và Phí để có các tính toán chính xác.

Quy tắc vận chuyển

Quy tắc vận chuyển giúp đặt chi phí vận chuyển một mặt hàng. Chi phí thường sẽ tăng theo khoảng cách vận chuyển.

3.10 Đổi điểm trung thành

Nếu Khách hàng đã tham gia Chương trình khách hàng thân thiết, bạn có thể đổi điểm thưởng cho họ ở đây.

3.11 Chiết khấu bổ sung

Bất kỳ khoản giảm giá bổ sung nào cho toàn bộ Chứng từ đều có thể được đặt trong phần này. Khoản giảm giá này có thể dựa trên Tổng cộng tức là sau thuế/phí hoặc Tổng ròng tức là trước thuế/phí. Khoản giảm giá bổ sung có thể được áp dụng theo tỷ lệ phần trăm hoặc số tiền.

3.12 Thanh toán tạm ứng

Đối với những Mặt hàng có giá trị cao, người bán có thể yêu cầu thanh toán trước trước khi xử lý đơn hàng. Nút Tìm tạm ứng đã nhận mở ra một popup và từ đó bạn có thể tìm nạp các Đơn hàng đã thực hiện thanh toán tạm ứng.

3.13 Điều khoản thanh toán

Việc thanh toán chứng từ có thể được thực hiện theo từng phần tùy thuộc vào thỏa thuận giữa bạn và Nhà cung cấp. Trường này được tìm nạp nếu được đặt trong Đơn bán hàng.

3.14 Xóa sổ

Việc xóa sổ xảy ra khi Khách hàng thanh toán số tiền ít hơn số tiền trên chứng từ. Đây có thể là một sự khác biệt nhỏ như 0,50. Qua nhiều Đơn bán hàng, con số này có thể cộng lại thành một con số lớn. Để hạch toán chính xác, số tiền chênh lệch này được ‘xóa sổ’.

3.15 Điều khoản và Điều kiện

Có thể có một số điều khoản và điều kiện nhất định đối với Mặt hàng bạn đang bán, bạn có thể áp dụng những điều khoản và điều kiện này tại đây.

3.16 Thông tin nhà vận chuyển

Nếu bạn thuê dịch vụ vận chuyển Mặt hàng đến địa điểm giao hàng, thông tin chi tiết về người vận chuyển có thể được thêm vào đây. Trường này không giống như vận chuyển dropship.

Người vận chuyển: Nhà cung cấp sẽ vận chuyển Mặt hàng đến Khách hàng của bạn. Tính năng vận chuyển phải được bật trong thông tin Nhà cung cấp để chọn Nhà cung cấp tại đây.
Người lái xe: Bạn có thể thêm Người lái xe ở đây.

Thông tin chi tiết thường được lấy từ Phiếu giao hàng. Ngày nhận vận chuyển và tên tài xế sẽ được tìm nạp.

Các chi tiết sau đây có thể được ghi lại:

Khoảng cách tính bằng km
Phương thức vận chuyển như đường bộ, đường hàng không, đường sắt hay tàu thủy.

3.17 Cài đặt in

Tiêu đề trang

Bạn có thể in Chứng từ bán hàng với tiêu đề trang của Công ty bạn.

‘Nhóm các mặt hàng giống nhau’ sẽ nhóm các mặt hàng giống nhau được thêm nhiều lần. Điều này sẽ được nhìn thấy khi in.

Tiêu đề in

Tiêu đề Chứng từ bán hàng cũng có thể được thay đổi khi in tài liệu. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách chọn Tiêu đề in.

Có các hộp kiểm bổ sung để in Chứng từ bán hàng mà không cần số tiền, điều này có thể hữu ích khi Mặt hàng có giá trị cao.

3.18 Thông tin thêm

Các chi tiết bán hàng sau đây có thể được ghi lại:

Chiến dịch: Nếu chứng từ này là một phần của Chiến dịch bán hàng đang diễn ra, nó có thể được liên kết.
Nguồn: Nguồn khách hàng tiềm năng có thể được liên kết tại đây để biết nguồn bán hàng.

3.19 Chi tiết kế toán

Ghi nợ vào: Tài khoản mà khoản phải thu sẽ được ghi nhận cho Khách hàng này.
Là bút toán đầu kỳ: Nếu đây là bút toán đầu kỳ hãy chọn ‘Có’, tức là nếu bạn đang di chuyển từ một phần mềm kế toán cũ sang ERP vào giữa năm tài chính, bạn có thể muốn sử dụng Bút toán đầu kỳ để cập nhật số dư tài khoản trong ERP.
Ghi chú: Bất kỳ thông tin bổ sung nào về Chứng từ bán hàng có thể được thêm vào đây.

3.20 Hoa hồng

Nếu giao dịch mua bán diễn ra thông qua một trong các Đối tác bán hàng của bạn, bạn có thể thêm chi tiết hoa hồng của họ tại đây. Thông tin này thường được lấy từ Đơn bán hàng/Phiếu giao hàng.

3.21 Đội ngũ bán hàng

Nhân viên bán hàng: ERP cho phép bạn thêm nhiều Nhân viên bán hàng liên quan giao dịch này. Trường này cũng được lấy từ Đơn bán hàng/Phiếu giao hàng.

3.22 Tự động tìm nạp số lô mặt hàng

Nếu bạn đang bán một Mặt hàng theo Lô, ERP sẽ tự động lấy số lô cho bạn nếu “Cập nhật hàng tồn kho” được chọn. Số lô sẽ được tìm nạp trên cơ sở Hết hạn trước xuất trước (FEFO). Đây là một biến thể của Vào trước xuất trước (FIFO) và ưu tiên xuất các Mặt hàng sắp hết hạn trước.

3.23 Chứng từ POS

Với các giao dịch bán lẻ từ các Điểm bán hàng, nếu bạn chọn hộp kiểm Bao gồm thanh toán (POS), tất cả dữ liệu Hồ sơ POS của bạn sẽ được nạp vào Chứng từ Bán hàng và bạn có thể dễ dàng thực hiện thanh toán.

Ngoài ra, nếu bạn bật Cập nhật tồn kho hàng trong kho cũng sẽ tự động được cập nhật mà không cần Phiếu giao hàng.

3.24 Sau khi nộp

Sau khi nộp Chứng từ bán hàng, các tài liệu sau có thể được tạo dựa trên chứng từ đó:

Bút toán nhật ký
Bút toán thanh toán
Đề nghị thanh toán
Chiết khấu chứng từ
Phiếu giao hàng

4. Thông tin thêm

Tác động kế toán

Tất cả Doanh số bán hàng phải được ghi nhận vào “Tài khoản thu nhập”, tức là một Tài khoản loại “Thu nhập” trong Hệ thống Tài khoản của bạn. Bạn nên phân loại thu nhập của mình theo loại (như thu nhập từ sản phẩm, thu nhập từ dịch vụ). Tài khoản Thu nhập phải được đặt trong mỗi hàng của bảng Mặt hàng.

Tài khoản còn lại bị ảnh hưởng là Tài khoản của Khách hàng. Bạn cũng có thể nhập Trung tâm chi phí nơi Thu nhập của bạn sẽ được ghi nhận. Trung tâm chi phí cho bạn biết lợi nhuận của các mảng kinh doanh hoặc sản phẩm khác nhau. Bạn cũng có thể đặt Trung tâm chi phí mặc định trong thông tin mặt hàng.

Các bút toán (sổ cái chung) cho “Bán hàng”

Khi ghi nhận bán hàng (tích lũy):

Ghi nợ: tài khoản Khách hàng (tổng cộng)
Ghi có: tài khoản Thu nhập (tổng ròng, không bao gồm thuế từng mặt hàng)
Ghi có: tài khoản Thuế (nợ phải trả cho cơ quan thuế)