Bán hàng trên POS

Trong bán hàng, Điểm bán hàng nghĩa là thời gian và địa điểm diễn ra giao dịch bán lẻ. Đối với hoạt động bán lẻ, việc giao hàng, tích lũy doanh thu và thanh toán đều diễn ra trong một sự kiện, thường được gọi là ‘Điểm bán hàng’ (POS).

Trong ERP, bạn có thể bán hàng trên POS. Chứng từ bán hàng cũng như các giao dịch kế toán khác đều được tạo tự động với mỗi giao dịch bán hàng POS.

Để truy cập POS, vào:

Bán hàng > Điểm bán hàng

1. Điều kiện tiên quyết

Trước khi tạo và sử dụng Điểm bán hàng, bạn nên tạo thông tin sau:

Hồ sơ POS

2. Cách tạo chứng từ POS

Sau khi thiết lập hồ sơ POS, bạn có thể bắt đầu sử dụng chức năng bán hàng trên POS.

Mở POS và chọn Khách hàng.
Thêm các mặt hàng từ danh sách hiển thị bên phải bằng cách nhấp vào chúng.
Đảm bảo rằng Mặt hàng có Giá bán được đặt trong danh sách Giá mặt hàng.
Chỉnh sửa số lượng theo yêu cầu.
Để chỉnh sửa Giá và Chiết khấu, bạn cần kích hoạt chức năng này trong Hồ sơ POS.
Cần phải đặt Kho mặc định để hoàn tất giao dịch. Nếu Kho hàng được đặt trong cả thông tin Mặt hàng và hồ sơ POS, kho hàng trong Hồ sơ POS sẽ được ưu tiên.
Lưu ý rằng bạn cần phải có mặt hàng trong Kho trước khi có thể bán. Nếu mặt hàng không có sẵn, dấu chấm màu đỏ sẽ hiển thị bên cạnh Mặt hàng khi được chọn.
Khi tất cả các mặt hàng được thêm vào, hãy kiểm tra tổng ròng và tổng cộng cũng như tổng số lượng trong phần tóm tắt ở phía dưới.
Chọn phương thức thanh toán và nhấn Hoàn thành đơn hàng. Bạn sẽ được yêu cầu nộp Chứng từ bán hàng.
Sau đó bạn có thể in chứng từ POS, hoặc gửi email trực tiếp cho khách hàng.

2.1 Thêm sản phẩm vào giỏ hàng

Tại quầy tính tiền, nhà bán lẻ cần lựa chọn mặt hàng mà khách hàng mua. Trên giao diện POS, bạn có thể chọn một mặt hàng bằng hai phương pháp. Một là bằng cách nhấp vào hình ảnh Mặt hàng và hai là thông qua Mã vạch / Số sê-ri.

Chọn mặt hàng: Để chọn sản phẩm nhấp vào hình ảnh mặt hàng để thêm vào giỏ hàng. Giỏ hàng là khu vực chuẩn bị cho khách hàng thanh toán bằng cách cho phép chỉnh sửa thông tin sản phẩm, điều chỉnh thuế và thêm giảm giá.
Mã vạch / Số sê-ri: là hình thức dữ liệu quang học có thể đọc được bằng máy liên quan đến một đối tượng thông tin được gán vào, ở đây là mặt hàng.
Nhập Mã vạch / Số sê-ri vào trường và chờ trong một giây, mặt hàng sẽ tự động được thêm vào giỏ hàng.

2.2 Xóa sản phẩm khỏi giỏ hàng

Có nhiều cách để xóa sản phẩm khỏi giỏ hàng:

Chọn hàng trong giỏ hàng và bấm vào nút ‘Xóa’ trên bàn phím số.
Đặt Số lượng bằng 0 để xóa mặt hàng khỏi chứng từ POS.
Nếu Số lượng của mặt hàng là 1, nhấp vào dấu trừ sẽ biến nó thành 0.

2.3 Số tiền thừa trả lại

POS tự tính toán số tiền thừa khách hàng đưa mà người dùng phải trả lại từ tài khoản tiền mặt. Người dùng phải thiết lập tài khoản cho số tiền thừa trả lại trong hồ sơ POS của mình.

3. Tính năng

3.1 Thêm khách hàng mới

Trong POS, người dùng có thể chọn Khách hàng hiện tại khi mua hàng hoặc tạo khách hàng mới. Tính năng này cũng hoạt động ở chế độ offline. Người dùng có thể thêm thông tin chi tiết của khách hàng như số điện thoại, địa chỉ, v.v. vào biểu mẫu. Khách hàng được tạo từ POS sẽ được đồng bộ hóa khi có kết nối internet.

3.2 Bút toán (sổ cái chung) cho Điểm bán hàng

Ghi nợ:

Tài khoản Khách hàng (tổng cộng)
Tài khoản Ngân hàng/Tiền mặt (thanh toán)

Ghi có:

Tài khoản Thu nhập (tổng ròng, trừ thuế cho từng mặt hàng)
Tài khoản Thuế (nợ phải nộp cho cơ quan thuế)
Tài khoản Khách hàng (thanh toán)
Tài khoản Xóa sổ (tùy chọn)
Tài khoản Số tiền thừa trả lại (tùy chọn)

Để xem các bút toán sau khi nộp Chứng từ bán hàng, nhấp vào Xem sổ cái.

3.3 Email

Bạn cũng có thể gửi biên lai qua email.

3.4 Tạo giấy báo có trả lại

Bạn cũng có thể tạo Giấy báo có trả lại đối ứng Chứng từ POS trong trường hợp khách hàng trả lại một mặt hàng hoặc toàn bộ đơn hàng. Dưới đây là các bước để phát hành giấy báo có đối với chứng từ:

Nhấn vào menu (3 dấu chấm) rồi nhấn vào Hiển thị các đơn gần đây.
Tất cả chứng từ từ giao dịch POS gần nhất sẽ được hiển thị trong phần Đơn hàng gần đây. Bạn có thể tìm chứng từ trực tiếp bằng tên của nó hoặc lọc kết quả tìm kiếm theo trạng thái của chứng từ với Đã thanh toán, Đã hợp nhất, Bản dự thảo, Trả lại.
Chọn chứng từ mà bạn cần tạo Giấy báo có, sau đó bạn sẽ thấy chi tiết chứng từ và các tùy chọn để In, Gửi biên lai qua email và Trả lại. Nhấp vào Trả lại.
Màn hình POS sẽ hiển thị các mặt hàng trong chứng từ, cùng với số lượng âm và tổng số âm tương ứng trong Giỏ hàng để cho biết đó là Giấy ghi có trả lại.
Sau khi thanh toán, bạn sẽ thấy Tổng cộng, Số tiền đã thanh toán và Thuế nếu có.
Nhấp vào Hoàn thành đơn hàng sẽ hoàn tất quy trình, tạo chứng từ tín dụng hoàn trả cuối cùng và hiển thị chứng từ trên màn hình như một đơn hàng thông thường.

3.5 Chứng từ đóng POS

Vào cuối ngày, nhân viên thu ngân có thể đóng POS của mình bằng cách tạo Chứng từ đóng POS. Nhấp vào Menu và chọn ‘Đóng POS’. Chọn khoảng thời gian, Hồ sơ POS và người dùng của bạn để truy xuất tất cả doanh số đã ghi sổ.

Khi tạo Chứng từ đóng POS, tất cả chứng từ POS được tìm nạp trong khoảng thời gian đã chọn sẽ được hợp nhất thành một Chứng từ bán hàng cuối cùng. Trạng thái của tất cả chứng từ POS sẽ thay đổi từ ‘Đã thanh toán’ thành ‘Đã hợp nhất’ sau khi chúng được hợp nhất thành công thành một chứng từ bán hàng khi đóng.