Thiết lập tồn kho
Bạn có thể thiết lập các mặc định cho các giao dịch liên quan đến tồn kho của mình từ trang Cài đặt tồn kho:
Tồn kho > Thiết lập > Cài đặt tồn kho
1. Đặt tên mặt hàng theo
Theo mặc định, Tên mặt hàng được đặt theo Mã mặt hàng đã nhập. Nếu bạn muốn các mặt hàng được đặt tên theo dạng chuỗi hãy chọn tùy chọn “Sê-ri đặt tên”.
2. Mặc định
2.1 Nhóm mặt hàng mặc định
Đây sẽ là nhóm mặt hàng mặc định được phân bổ cho một mặt hàng mới được tạo. Các nhóm mặt hàng rất hữu ích cho việc phân loại và thiết lập thuộc tính cho cả nhóm.
2.2 ĐVT tồn kho mặc định
Đơn vị tính mặc định cho hàng tồn kho được đặt là Số (Nos), bạn có thể thay đổi ở đây.
2.3 Kho hàng mặc định
Đặt Kho mặc định nơi thực hiện các giao dịch kho. Trường này sẽ được tự điền vào Kho mặc định trong thông tin mặt hàng.
2.4 Kho hàng lưu mẫu
Đây là kho nơi lưu giữ mẫu.
2.5 Phương pháp định giá mặc định
FIFO (Nhập trước xuất trước), LIFO (Nhập cuối xuất trước) hoặc Moving Average (Định giá trung bình động) cho các mặt hàng của bạn. Phương thức mặc định là FIFO. Nếu bạn chọn Trung bình động, các mặt hàng mới sẽ được định giá bằng Trung bình động. Bạn có thể thay đổi điều này khi tạo mặt hàng mới. Một khi mặt hàng đã được lưu, Phương pháp Định giá không thể được thay đổi.
3. Phần trăm giới hạn
Đây là tỷ lệ phần trăm bạn được phép nhận hoặc giao nhiều hơn so với số lượng đặt hàng. Ví dụ: Bạn đặt 100 chiếc, Nhà cung cấp gửi 120 chiếc và tỷ lệ đặt là 10% thì bạn được phép nhận 110 chiếc. Theo mặc định, giá trị này là 0.
4. Vai trò được phép giao/nhận vượt mức
Người dùng có vai trò này được phép giao/nhận vượt mức so với các đơn hàng vượt quá tỷ lệ phần trăm cho phép.
5. Hiển thị trường mã vạch
Trường để nhập chi tiết Mã vạch cho một mặt hàng. Nếu không được chọn, trường này sẽ không được hiển thị trong biểu mẫu mặt hàng.
6. Chuyển đổi mô tả mặt hàng thành HTML sạch
Thông thường, các mô tả được sao chép từ một trang web hoặc tệp Word/PDF và chúng chứa rất nhiều format được nhúng. Điều này làm rối loạn chế độ xem Bản In của chứng từ hoặc báo giá của bạn.
Để khắc phục điều này, bạn có thể chọn “Chuyển đổi mô tả mặt hàng thành HTML sạch”. Khi bạn lưu thông tin mặt hàng, mô tả của chúng sẽ được làm sạch.
Nếu bạn muốn kiểm soát mô tả, chế độ xem của mình và cho phép nhúng bất kỳ HTML nào, bạn có thể bỏ chọn thuộc tính này.
7. Tự động chèn
7.1 Tự động chèn giá mặt hàng nếu thiếu
Kích hoạt tính năng này sẽ tự động chèn Giá mặt hàng vào Bảng giá của Mặt hàng khi sử dụng Mặt hàng đó trong giao dịch đầu tiên. Giá này được lấy từ ‘Đơn giá’ được đặt trong giao dịch đầu tiên của Mặt hàng. Bảng giá tùy thuộc vào việc bạn đang sử dụng giao dịch Mua hay Bán.
Nếu trường này không được bật, ‘Đơn giá bán tiêu chuẩn’ đặt trong thông tin Mặt hàng sẽ được lấy làm Giá mặt hàng.
7.2 Tự động đặt số sê-ri dựa trên FIFO
Số sê-ri cho hàng tồn kho sẽ được đặt tự động dựa trên các Mặt hàng được nhập kho theo quy tắc Nhập trước xuất trước. Số Sê-ri sẽ được nhập tự động trong các giao dịch như Chứng từ mua/bán, Phiếu giao hàng.
8. Cho phép tồn kho âm
Điều này sẽ cho phép các mặt hàng trong kho được hiển thị ở giá trị âm. Việc sử dụng tùy chọn này tùy thuộc vào trường hợp sử dụng của bạn. Ví dụ: các giao dịch tồn kho được nhập vào cuối tuần hoặc cuối tháng. Trong trường hợp này, tồn kho âm cần được bật để bạn có thể tiếp tục với các giao dịch mua/bán của mình.
Thay vì kích hoạt tồn kho âm trên toàn hệ thống, bạn cũng có thể kích hoạt nó cho một số mặt hàng cụ thể.
9. Đặt số lượng trong giao dịch dựa trên số sê-ri đầu vào
Số lượng mặt hàng sẽ được đặt theo số lượng số sê-ri. Ví dụ: nếu người dùng đã thêm số sê-ri như A001, A002 và A003, hệ thống sẽ đặt số lượng là 3 trong giao dịch.
10. Tự động yêu cầu vật tư
10.1 Tạo Yêu cầu vật tư khi tồn kho đạt mức đặt hàng lại
Tùy chọn này hữu ích nếu bạn muốn đảm bảo nguồn cung cấp nguyên liệu/sản phẩm liên tục và tránh tình trạng thiếu hụt. Yêu cầu Vật tư sẽ tự động được tạo khi lượng hàng tồn kho đạt đến mức đặt hàng lại đã thiết lập trước trong thông tin Mặt hàng.
10.2 Thông báo qua email khi Yêu cầu Vật tư được tạo tự động
Một email sẽ được gửi để thông báo cho Người dùng với vai trò ‘Quản lý Mua hàng’ khi một Yêu cầu vật tư được tạo tự động.
11. Cài đặt chuyển kho liên kho
11.1 Cho phép Chuyển Vật tư từ Phiếu giao hàng sang Chứng từ Bán hàng
Tùy chọn này hữu ích khi việc chuyển giao vật liệu cần được trình bày dưới dạng Phiếu giao hàng. Ví dụ: nếu có các yêu cầu theo luật định trong đó thuế phải được áp dụng cho mỗi lần chuyển giao vật liệu. Việc quản lý trong giao dịch như Phiếu giao hàng sẽ dễ dàng hơn so với Giao dịch kho.
11.2 Cho phép Chuyển Vật tư từ Biên nhận Mua hàng sang Chứng từ Mua hàng
Tương tự như tùy chọn ở trên, tùy chọn này rất hữu ích khi việc chuyển giao vật liệu cần được trình bày dưới dạng Biên nhận mua hàng.
12. Đóng băng giao dịch kho
Người dùng sẽ không được phép giao dịch kho sau ngày này.
- Tồn kho dóng băng đến: Ngày mà hàng tồn kho sẽ bị đóng băng đến.
- Đóng băng tồn kho cũ hơn (ngày): Hàng tồn kho cũ hơn số ngày này sẽ bị đóng băng (tính từ ngày được tạo của mặt hàng).
- Vai trò được phép chỉnh sửa tồn kho đã đóng băng: Vai trò bạn chọn ở đây sẽ được phép chỉnh sửa tồn kho đã bị đóng băng.
13. Nhận dạng lô hàng
Cài đặt chung cho các lô hàng được xác định bằng Chuỗi đặt tên. Bạn có thể ghi đè điều này trong thông tin mặt hàng.