Cân đối kho

Cân đối kho là quá trình kiểm kê, đánh giá nguyên vật liệu/mặt hàng định kỳ vào cuối năm. Điều này được thực hiện để:

Giữ đồng bộ số lượng tồn kho thực tế và số lượng tồn kho trên sổ sách
Định giá hàng tồn kho để lập báo cáo kế toán

Tính năng Cân đối kho trong ERP được sử dụng để:

Đăng tồn kho đầu kỳ
Cân đối sổ sách với tồn kho thực tế

Để truy cập danh sách Cân đối kho, vào:

Tồn kho > Công cụ > Cân đối kho

1. Cách tạo cân đối kho để đăng tồn kho đầu kỳ

Bằng cách sử dụng tính năng Cân đối kho, bạn có thể cập nhật số lượng mặt hàng cụ thể trong kho tại một thời điểm cụ thể. Bạn cũng có thể thêm các Mặt hàng có Số sê-ri hoặc Số lô vào trong kho.

Vào danh sách Cân đối kho, nhấp vào Thêm Cân đối kho.
Chọn Mục đích là ‘Tồn kho đầu kỳ’. Bạn có thể chỉnh sửa Ngày và Giờ ghi sổ.
Chọn Mã mặt hàng, Kho hàng, Số lượng và Giá vốn hàng bán. Nếu có số Sê-ri/Lô liên quan, hãy thêm nó vào.
Nếu bạn muốn ERP tự động tạo Số sê-ri/Số lô thì hãy để trống các trường đó.
- Để tự động tạo Số sê-ri, bạn cần đặt “Chuỗi số sê-ri” trong thông tin mặt hàng.
- Để tự động tạo Số lô, bạn cần bật hộp kiểm “Tự động tạo lô mới” trong thông tin mặt hàng.
Tài khoản Chênh lệch sẽ được đặt là ‘Đầu kỳ tạm thời’.
Lưu và nộp.

2. Cách tạo cân đối kho để cân đối sổ sách với số lượng tồn kho thực tế

Cân đối kho là quá trình đếm và đánh giá hàng tồn kho định kỳ và cuối năm nhằm xác định giá trị tổng hàng tồn kho để lập báo cáo kế toán. Trong quá trình này, hàng tồn kho thực tế được kiểm tra và ghi lại trong hệ thống. Tồn kho thực tế và tồn kho trong hệ thống phải thống nhất và chính xác. Nếu không, bạn có thể sử dụng công cụ Cân đối kho để cân đối số dư và giá trị tồn kho với giá trị thực tế.

Để cân đối hàng tồn kho:

Vào danh sách Cân đối kho, nhấn vào Thêm Cân đối kho.
Chọn Mục đích là ‘Cân đối kho’. Bạn có thể chỉnh sửa Ngày và Giờ ghi sổ.
Đặt Mã mặt Hàng, Kho hàng.
Số lượng và Giá vốn hàng bán hiện tại sẽ được lấy về, thay đổi số lượng theo nhu cầu.
Tài khoản chi phí trong trường Tài khoản chênh lệch sẽ được đặt thành ‘Điều chỉnh tồn kho’ theo mặc định.
Giá trị mặc định của Trung tâm chi phí sẽ là ‘Chính’, thay đổi nếu cần.
Lưu và nộp.

3. Tính năng

3.1 Tải dữ liệu lên bằng bảng tính

Nếu bạn có nhiều mặt hàng, bạn có thể tải chi tiết mặt hàng lên bằng bảng tính.

Tải xuống mẫu: tạo Cân đối kho mới và nhấp vào nút Tải xuống để tải xuống mẫu ở định dạng CSV.
Nhập dữ liệu vào mẫu CSV: định dạng CSV trong mẫu có phân biệt chữ hoa chữ thường. Bạn không được chỉnh sửa các tiêu đề được đặt sẵn trong mẫu. Trong cột Mã mặt hàng và Kho hàng, nhập Mã mặt hàng và Kho hàng chính xác như đã tạo trong ERP. Đối với số lượng, hãy nhập mức tồn kho bạn muốn đặt cho mặt hàng đó, trong một kho cụ thể.
Tải tệp CSV chứa dữ liệu đã nhập lên bằng cách nhấp vào nút ‘Tải lên’.
Kiểm tra lại, lưu và nộp.
Kiểm tra Báo cáo Sổ cái tồn kho để biết số dư hàng tồn kho được cập nhật.

3.2 Tìm số dư tồn kho và giá vốn theo ngày giờ cụ thể

Bạn có thể nhập số dư hàng tồn kho và giá vốn theo ngày và giờ cụ thể bằng cách nhấp vào nút Chỉnh sửa Ngày và Giờ ghi sổ, sau đó đặt ngày bạn muốn nhập. Tiếp theo, nhấn vào Tìm nạp Mặt hàng từ Kho, chọn Kho hàng và nhấn Cập nhật trong popup hiện lên. Bạn có thể cập nhật Số lượng và Giá vốn hàng bán theo nhu cầu.

3.3 Sử dụng máy quét mã vạch để quét hàng tồn kho thực tế

Nếu bạn đã cấu hình mã vạch cho các mặt hàng của mình, bạn có thể sử dụng máy quét mã vạch để điều chỉnh theo số lượng thực tế. Làm theo các bước sau:

Nhập kho mặc định.
Bật Chế độ quét, thao tác này sẽ vô hiệu hóa việc tìm nạp số lượng hiện có và cho phép bạn thêm số lượng bằng cách quét từng mặt hàng.
Nhấp vào trường Quét mã vạch và sử dụng máy quét mã vạch của bạn để đọc mã vạch trên sản phẩm. Bảng mặt hàng đối chiếu sẽ được tự động cập nhật khi bạn quét từng mặt hàng.

4. Cách thức hoạt động của Cân đối kho

Một khi bản ghi Cân đối kho đã được đăng để cập nhật số lượng vào ngày và giờ cụ thể cho một mặt hàng trong kho, nó sẽ không bị sửa đổi bởi các giao dịch tồn kho tiếp theo ngay cả khi các giao dịch đó có ngày ghi sổ trước ngày cân đối kho. Nói cách khác, các mục nhập lùi ngày sẽ không thay đổi số lượng hàng tồn kho sau khi bản ghi Cân đối kho đã được đăng.