Biên nhận mua hàng

Biên nhận mua hàng được lập khi bạn chấp nhận Mặt hàng từ Nhà cung cấp của bạn, thường là theo Đơn đặt hàng. Bạn cũng có thể chấp nhận Biên nhận mua hàng trực tiếp mà không cần Đơn đặt hàng. Để thực hiện việc này, đặt “Phải có đơn đặt hàng…” là “Không” trong Thiết lập Mua hàng.

Để truy cập danh sách Biên nhận mua hàng, vào:

Tồn kho > Giao dịch kho > Biên nhận mua hàng

1. Điều kiện tiên quyết

Trước khi tạo và sử dụng Biên nhận mua hàng, bạn cần tạo thông tin sau:

Đơn đặt hàng

2. Cách tạo Biên nhận mua hàng

Biên nhận mua hàng thường được tạo từ Đơn đặt hàng. Trong Đơn đặt hàng, nhấp vào Tạo > Biên nhận mua hàng.

Để tạo Biên nhận mua hàng theo cách thủ công (không được khuyến nghị), làm theo các bước sau:

Đi tới danh sách Biên nhận mua hàng, nhấp vào Thêm Biên nhận mua hàng.
Tên Nhà cung cấp và Mặt hàng có thể được lấy từ Đơn đặt hàng bằng cách nhấp vào ‘Tìm Mặt hàng từ > Đơn đặt hàng’.
Bạn có thể đặt Kho đã chấp nhận cho tất cả các mặt hàng trong Biên nhận mua hàng này. Trường này được tìm nạp nếu được đặt trong Đơn đặt hàng.
Trong trường hợp bất kỳ Mặt hàng nào bị lỗi, hãy đặt Kho bị Từ chối nơi các Mặt hàng đó sẽ được lưu trữ.
Chọn Mặt hàng và nhập số lượng vào bảng Mặt hàng.
Đơn giá sẽ được tìm nạp và số tiền sẽ được tính toán tự động.
Bạn có thể thay đổi Kho đã chấp nhận cho một Mặt hàng trong bảng mặt hàng.
Lưu và nộp.

Bạn cũng có thể thêm ‘Phiếu giao hàng của nhà cung cấp’ vào Biên nhận mua hàng nếu Nhà cung cấp của bạn đã thêm một số ghi chú. Sử dụng hộp kiểm ‘Chỉnh sửa Ngày và Giờ ghi sổ’, bạn có thể chỉnh sửa ngày và giờ đăng của Biên nhận mua hàng. Theo mặc định, ngày và giờ được đặt khi bạn nhấp vào nút Thêm.

Là trả lại: Đánh dấu vào hộp kiểm này nếu bạn đang trả lại các Mặt hàng không được chấp nhận vào Kho.

2.1 Trạng thái

Đây là những trạng thái mà Biên nhận mua hàng có thể có:

Bản dự thảo: Bản nháp được lưu nhưng chưa được nộp lên hệ thống.
Cần gửi chứng từ: Chưa được lập chứng từ bằng Chứng từ mua hàng.
Đã hoàn thành: Đã nộp và nhận tất cả các mặt hàng.
Đã phát hành trả lại: Tất cả các mặt hàng đã được trả lại.
Đã hủy: Đã hủy Biên nhận mua hàng.
Đã đóng: Mục đích của việc Đóng là để quản lý việc đóng nhầm. Ví dụ: bạn đặt hàng 20 cái nhưng đóng ở mức 15 cái, 5 còn lại sẽ không được nhận hoặc thanh toán.

3. Tính năng

3.1 Bảng tiền tệ và giá

Loại tiền tệ của Biên nhận mua hàng được hiển thị trong phần này, nó được lấy từ Đơn đặt hàng. Giá mặt hàng sẽ được lấy từ bảng Giá đã đặt. Việc đánh dấu vào Bỏ qua Quy tắc giá sẽ bỏ qua Quy tắc giá được thiết lập ở:

Mua hàng > Mặt hàng và Giá > Quy tắc giá

Do mặt hàng nhập ảnh hưởng đến giá trị hàng tồn kho của bạn, cần phải chuyển đổi sang loại tiền tệ cơ sở nếu bạn đã đặt hàng bằng Loại tiền tệ khác. Bạn sẽ cần nhập Tỷ giá chuyển đổi tiền tệ nếu có.

3.2 Chi tiết kho hàng

Các Kho hàng sau đây sẽ được áp dụng cho tất cả các mặt hàng trong Biên nhận mua hàng. Bạn cũng có thể thay đổi Kho cho từng mặt hàng.

Kho đã chấp nhận: Đây là Kho mà bạn sẽ chấp nhận và lưu trữ các Mặt hàng đến. Thông thường, đây là Kho ‘Cửa hàng’.
Kho bị từ chối: Đây là Kho mà bạn sẽ giữ các Mặt hàng bị từ chối do bị lỗi hoặc không đạt tiêu chuẩn chất lượng.

Thầu phụ

Nguyên liệu thô đã tiêu thụ: Trong trường hợp bạn ký hợp đồng thầu phụ, chọn ‘Có’ để tiêu thụ Nguyên liệu thô từ nhà cung cấp.

3.3 Bảng mặt hàng

Mã vạch: Bạn có thể theo dõi Mặt hàng bằng mã vạch.
Quét mã vạch: Bạn có thể thêm mặt hàng vào bảng mặt hàng bằng cách quét mã vạch của chúng nếu bạn có máy quét mã vạch.
Mã mặt hàng, tên, mô tả, hình ảnh và nhà sản xuất sẽ được lấy từ thông tin mặt hàng.
Đã nhận và được chấp nhận: Đặt số lượng đã nhận, được chấp nhận và bị từ chối. ĐVT được lấy từ thông tin mặt hàng. Bạn sẽ cần cập nhật “Hệ số chuyển đổi ĐVT” nếu Đơn đặt hàng có một mặt hàng có ĐVT khác với đơn vị bạn lưu trữ (ĐVT tồn kho).
Đơn giá: đơn giá được tìm nạp nếu được đặt trong Bảng giá và tổng Số tiền sẽ được tính toán.
Mẫu thuế mặt hàng: Bạn có thể đặt Mẫu thuế mặt hàng để áp dụng số tiền thuế cụ thể cho Mặt hàng này.
Chi tiết Trọng lượng mặt hàng trên mỗi đơn vị và Trọng lượng ĐVT được tìm nạp nếu được đặt trong thông tin mặt hàng.
Kho hàng và Tham chiếu: Bạn có thể đặt Kho hàng đã chấp nhận và bị từ chối.
Số Serial, Số lô và Định mức nguyên vật liệu: Nếu Mặt hàng của bạn được đánh số sê-ri hoặc theo lô, bạn sẽ phải nhập Số sê-ri và Số lô vào bảng Mặt hàng. Bạn được phép nhập nhiều Số sê-ri và phải nhập cùng Số sê-ri với số lượng.
Có các trường riêng biệt để nhập Số sê-ri của cả Mặt hàng được chấp nhận và bị từ chối tại đây. Số lô cũng có thể được nhập nếu bạn đang lưu trữ theo lô.
Đánh dấu vào ‘Cho phép giá vốn bằng 0’ sẽ cho phép nộp Biên nhận mua hàng ngay cả khi Giá vốn của mặt hàng là 0. Đây có thể là một mặt hàng mẫu hoặc do thỏa thuận với Nhà cung cấp của bạn.
Bạn có thể liên kết Định mức nguyên vật liệu tại đây nếu Mặt hàng đang được ký hợp đồng thầu phụ. Việc liên kết Định mức nguyên vật liệu tại đây sẽ ảnh hưởng đến sổ cái tồn kho, tức là tồn kho nguyên liệu thô sẽ bị trừ khỏi Kho nhà cung cấp.

Thứ nguyên kế toán giúp gắn thẻ mỗi giao dịch với các Thứ nguyên khác nhau mà không cần tạo Trung tâm chi phí mới.
Ngắt trang sẽ tạo ngắt trang ngay trước mục này khi in.

3.4 Theo dõi kiểm tra chất lượng

Đối với một số Mặt hàng nhất định, bắt buộc phải ghi lại Kiểm tra chất lượng (nếu bạn đã đặt nó trong thông tin mặt hàng), bạn sẽ cần nhập trường “Kiểm tra chất lượng”. Hệ thống sẽ chỉ cho phép bạn “Nộp” Biên nhận mua hàng nếu bạn đã nhập phần “Kiểm tra chất lượng”.

Sau khi bật Tiêu chí kiểm tra trong biểu mẫu Mặt hàng cho thu mua và đính kèm Mẫu kiểm tra chất lượng vào đó, Kiểm tra chất lượng có thể được ghi lại trong Biên nhận mua hàng.

3.5 Nguyên liệu thô tiêu thụ

Bảng Mặt hàng đã tiêu thụ chứa Nguyên liệu thô được Nhà cung cấp tiêu thụ để nhận Thành phẩm.
Nút Tìm tồn kho hiện tại sẽ lấy lượng tồn kho hiện tại của Mặt hàng đã tiêu thụ từ Kho của nhà cung cấp.

3.6 Thuế và Định giá

Thuế và phí sẽ được lấy từ Đơn đặt hàng. Tổng số thuế và phí sẽ được hiển thị bên dưới bảng. Bạn nên kiểm tra sự chính xác của tất cả các khoản thuế trong bảng Thuế và Phí.

Quy tắc vận chuyển

Quy tắc vận chuyển giúp đặt chi phí vận chuyển một mặt hàng. Chi phí thường sẽ tăng theo khoảng cách vận chuyển.

3.7 Chiết khấu bổ sung

Bất kỳ khoản giảm giá bổ sung nào cho toàn bộ đơn hàng đều có thể được đặt trong phần này.

3.8 Thông tin thêm

Trạng thái của Biên nhận mua hàng được hiển thị ở đây và ở trên cùng. Các trạng thái khác nhau là: Bản dự thảo, Cần gửi chứng từ, Đã hoàn thành, Đã hủy và Đã đóng. Phần này cũng hiển thị % Số tiền đã lập chứng từ, tức là phần trăm số tiền mà Chứng từ bán hàng được tạo.

3.9 Cài đặt in

Tiêu đề trang

Bạn có thể in Biên nhận mua hàng trên tiêu đề trang của công ty bạn.

‘Nhóm các mặt hàng giống nhau’ sẽ nhóm các mặt hàng giống nhau được thêm nhiều lần. Điều này có thể được nhìn thấy khi in.

Tiêu đề in

Tiêu đề của Biên nhận mua hàng cũng có thể được thay đổi khi in tài liệu. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách chọn Tiêu đề in.

3.10 Sau khi nộp

Bút toán Sổ cái tồn kho được tạo cho mỗi Mặt hàng trong Kho theo “Số lượng được chấp nhận”. Nếu có mặt hàng bị từ chối, bút toán sổ cái tồn kho sẽ được tạo cho mỗi mặt hàng bị từ chối. “Số lượng chờ xử lý” sẽ được cập nhật trong Đơn đặt hàng.

Sau khi nộp Biên nhận mua hàng, có thể tạo những thông tin sau:

Hoàn trả mua hàng
Giao dịch kho
Chứng từ mua hàng
Giữ lại hàng mẫu

3.11 Trả lại đơn đặt hàng

Sau khi nhận được đơn hàng bằng Biên nhận mua hàng, bạn có thể tạo Trả lại trong trường hợp Mặt hàng cần được trả lại cho Nhà cung cấp.

3.12 Bỏ qua Biên nhận mua hàng

Nếu bạn không muốn tạo Biên nhận mua hàng sau Đơn đặt hàng mà muốn trực tiếp tạo Chứng từ mua hàng, hãy bật tính năng này trong Thiết lập Mua hàng.

4. Thay đổi giá trị của mặt hàng sau Biên nhận mua hàng

Đôi khi, một số chi phí nhất định cộng vào tổng số tiền hàng bạn đã mua chỉ được biết sau một thời gian, bạn có thể sử dụng Chứng từ Chi phí Hạ cánh tại:

Tồn kho > Công cụ > Chứng từ Chi phí Hạ cánh