Mặt hàng

Mặt hàng là sản phẩm hoặc dịch vụ do công ty bạn cung cấp. Thuật ngữ Mặt hàng cũng được áp dụng cho nguyên liệu thô hoặc các thành phần của sản phẩm chưa được sản xuất (trước khi chúng có thể được bán cho khách hàng). ERP cho phép bạn quản lý tất cả các loại mặt hàng như nguyên liệu thô, cụm lắp ráp phụ, thành phẩm, biến thể mặt hàng và mặt hàng dịch vụ.

ERP được tối ưu hóa để quản lý chi tiết hoạt động mua bán của bạn. Nếu bạn đang kinh doanh dịch vụ, bạn có thể tạo mặt hàng cho mỗi dịch vụ mà bạn cung cấp. Việc hoàn thành danh mục Mặt hàng là rất cần thiết để triển khai thành công ERP.

Để truy cập danh sách Mặt hàng, vào:

Tồn kho > Mặt hàng và Giá > Mặt hàng

1. Điều kiện tiên quyết

Trước khi tạo và sử dụng một mặt hàng, bạn cần tạo những thông tin sau:

Nhóm mặt hàng
Kho hàng
Các Đơn vị tính (nếu cần)

2. Cách tạo mặt hàng

Đi tới danh sách Mặt hàng, bấm vào Thêm Mặt hàng.
Nhập Mã mặt hàng, tên mặt hàng sẽ được tự động điền giống như Mã mặt hàng (có thể thêm thông tin cho tên theo nhu cầu).
Chọn một nhóm mặt hàng.
Nhập số lượng hàng tồn kho đầu kỳ và đơn giá bán tiêu chuẩn.
Lưu.

2.1 Thuộc tính mặt hàng

Tên mặt hàng: Tên mặt hàng là tên của sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.
Mã mặt hàng: Mã mặt hàng là dạng viết tắt để biểu thị Mặt hàng của bạn. Nếu bạn có rất ít mặt hàng thì nên đặt Tên mặt hàng và Mã mặt hàng giống nhau. Điều này giúp người dùng mới dễ nhận biết và cập nhật chi tiết Mặt hàng trong mọi giao dịch. Trong trường hợp bạn có nhiều mặt hàng thì nên dùng chuỗi đặt tên cho mã mặt hàng. Bạn có thể cài đặt để mã mặt hàng được tự động tạo từ sê-ri đặt tên trong Thiết lập Tồn kho.
Nhóm mặt hàng: Nhóm mặt hàng được sử dụng để phân loại các mặt hàng theo nhiều tiêu chí khác nhau như sản phẩm, nguyên liệu thô, dịch vụ, cụm lắp ráp phụ, vật tư tiêu hao hoặc tất cả các nhóm mặt hàng.
Đơn vị tính (UOM) mặc định: Đây là đơn vị đo lường mặc định mà bạn sẽ sử dụng cho các mặt hàng của mình.

2.2 Các lựa chọn khi tạo mặt hàng

Đã tắt: Nếu bạn tắt một mặt hàng, nó sẽ không thể được chọn trong bất kỳ giao dịch nào.
Cho phép mặt hàng thay thế: Khi sản xuất thành phẩm, vật liệu cụ thể có thể không có sẵn. Nếu bật trường này, bạn có thể tạo và chọn một mặt hàng thay thế từ danh sách mặt hàng thay thế.
Duy trì tồn kho: Nếu bạn đang duy trì tồn kho của Mặt hàng này trong Kho của mình, ERP sẽ tạo một bút toán sổ cái tồn kho cho mỗi giao dịch của mặt hàng này. Bạn không nên bật tùy chọn này khi tạo Mặt hàng không lưu kho (make to order) hoặc mặt hàng dịch vụ.
Bao gồm mặt hàng trong sản xuất: Phần này dành cho các mặt hàng nguyên liệu thô sẽ được sử dụng để tạo ra thành phẩm. Nếu mặt hàng là một dịch vụ bổ sung sẽ được sử dụng trong Định mức nguyên vật liệu, hãy bỏ chọn trường này.
Giá vốn hàng bán: Có ba lựa chọn để duy trì định giá tồn kho. FIFO, LIFO và Trung bình động.
Đơn giá bán tiêu chuẩn: Khi tạo Mặt hàng, việc nhập giá trị cho trường này sẽ tự động tạo Giá mặt hàng trong hệ thống. Nhập giá trị sau khi mặt hàng đã được lưu sẽ không có tác dụng. Trong trường hợp này, Giá mặt hàng được tạo từ bất kỳ giao dịch nào với Mặt hàng này. Đây là đơn giá mà bạn sẽ bán mặt hàng. Trường này sẽ được tự nạp vào Đơn bán hàng và Chứng từ bán hàng.
Là Tài sản cố định: Đánh dấu vào hộp kiểm này nếu mặt hàng này là Tài sản của công ty.
Tự động tạo tài sản khi mua hàng: Nếu Mặt hàng là Tài sản của công ty, đánh dấu vào hộp kiểm này nếu bạn muốn tự động tạo tài sản khi mua mặt hàng này.
Phần trăm vượt mức: Tùy chọn này sẽ chỉ khả dụng khi bạn tạo và lưu mặt hàng. Đây là tỷ lệ phần trăm mà bạn sẽ được phép lập chứng từ vượt mức hoặc giao hàng vượt mức Mặt hàng này. Nếu không được đặt, giá trị sẽ được lấy từ Cài đặt tồn kho.
Tải lên hình ảnh: Để tải lên hình ảnh của mặt hàng, hãy lưu biểu mẫu đã điền. Sau khi mặt hàng được lưu, nút ‘Thay đổi’ sẽ xuất hiện trên biểu tượng Hình ảnh. Bấm vào Thay đổi, sau đó bấm vào Tải lên và tải hình ảnh lên.

3. Tính năng

3.1 Thương hiệu và mô tả

Thương hiệu: Nếu bạn có nhiều thương hiệu, hãy lưu chúng trong Bán hàng > Thương hiệu và chọn khi tạo Mặt hàng mới.
Mô tả: Mô tả về mặt hàng.

3.2 Mã vạch

Mã vạch có thể được lưu trong mặt hàng để quét nhanh và thêm vào giao dịch. Trong bảng Mã vạch, bạn có thể thêm mã vạch của Mặt hàng để quét. Có hai loại mã vạch trong ERP:

EAN: EAN có 13 chữ số. EAN được nhiều hệ thống POS công nhận hơn.
UPC: UPC có 12 chữ số. UPC thường chỉ được sử dụng ở Mỹ và Canada.

3.3 Hàng tồn kho

Thời hạn sử dụng tính theo ngày: dành cho Lô sản phẩm. Đây là số ngày sau đó lô sản phẩm sẽ không thể sử dụng được. Ví dụ như thuốc.
Cuối đời: dành cho một mặt hàng, đây là ngày sau đó nó sẽ hoàn toàn không thể sử dụng được. Tức là mặt hàng sẽ không thể sử dụng được trong giao dịch và sản xuất.
Thời hạn bảo hành: Để theo dõi thời gian bảo hành, Mặt hàng cần phải được đánh số sê-ri. Khi Mặt hàng này được giao, ngày giao hàng và thời hạn sử dụng sẽ được lưu trong thông tin Số sê-ri. Thông qua thông số sê-ri, bạn có thể theo dõi trạng thái bảo hành. Thời hạn bảo hành là khoảng thời gian mà sản phẩm đã mua có thể được trả lại hoặc trao đổi.
ĐVT Trọng lượng: Đơn vị đo lường của mặt hàng. Đây có thể là Nos, Kilo, v.v. ĐVT Trọng lượng mà bạn sử dụng nội bộ có thể khác với ĐVT khi mua.
Trọng lượng mỗi đơn vị: Trọng lượng thực tế trên một đơn vị của mặt hàng. Ví dụ: 1 kg bánh quy hoặc 10 cái bánh quy mỗi gói.
Loại Yêu cầu vật tư mặc định: Khi bạn tạo Yêu cầu vật tư mới cho mặt hàng này, giá trị đặt ở đây sẽ được chọn theo mặc định trong Yêu cầu vật tư mới.
Phương pháp định giá: Chọn Phương pháp định giá FIFO, LIFO hoặc Trung bình động.
Cho phép tồn kho âm: Khi được bật, mặt hàng này sẽ được phép chuyển sang âm ngay cả khi “Tồn kho âm” bị tắt ở Cài đặt tồn kho. Điều này hữu ích nếu bạn không muốn bật tồn kho âm đối với các mặt hàng có giá trị cao nhưng một số mặt hàng giá trị thấp được phép âm trong vài ngày.

3.4 Tự động đặt hàng lại

Khi lượng tồn kho của một mặt hàng giảm xuống dưới một số lượng nhất định, bạn có thể tự động đặt hàng lại trong phần ‘Tự động đặt hàng lại’. Tính năng này phải được kích hoạt trong Cài đặt tồn kho trước. Yêu cầu Vật tư cho Mặt hàng sẽ được tạo tự động khi đủ điều kiện. Người dùng có vai trò Quản lý mua hàng và Quản lý kho hàng sẽ được thông báo khi Yêu cầu vật tư được tạo.

Kho kiểm tra (nhóm): kho nhóm cần kiểm tra số lượng mặt hàng.
Kho lưu: Kho để lưu trữ hàng được đặt lại.
Cấp độ đặt hàng lại: Khi đạt đến số lượng này, việc đặt hàng lại sẽ được kích hoạt. Cấp độ đặt hàng lại có thể được xác định dựa trên thời gian giao hàng và mức tiêu thụ trung bình hàng ngày. Ví dụ: bạn có thể đặt mức đặt hàng lại Bo mạch chủ ở mức 10. Khi chỉ còn 10 Bo mạch chủ trong kho, hệ thống sẽ tự động tạo Yêu cầu Vật tư trong ERP.
Số lượng đặt hàng lại: Số lượng đơn vị được đặt hàng lại sao cho tổng chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho ở mức tối thiểu. Số lượng đặt hàng lại dựa trên ‘Số lượng đặt hàng tối thiểu’ do nhà cung cấp chỉ định và nhiều yếu tố khác.
Loại yêu cầu vật tư: Loại Yêu cầu vật tư mà mặt hàng sẽ được đặt lại. Điều này phụ thuộc vào việc bạn mua mặt hàng, tự sản xuất hay chuyển nó giữa các Kho.

3.5 Nhiều đơn vị tính

Bạn có thể thêm ĐVT thay thế cho một Mặt hàng. Nếu ĐVT mặc định mà bạn bán là Cái nhưng bạn nhận nó bằng Kilôgam, bạn có thể đặt ĐVT bổ sung với hệ số chuyển đổi tương ứng. Ví dụ: 500 cái = 1 Kilôgam.

3.6 Số sê-ri

Với Số sê-ri, bạn có thể theo dõi bảo hành và trả lại. Trong trường hợp bất kỳ Mặt hàng nào được nhà cung cấp thu hồi, hệ thống số sê-ri sẽ giúp theo dõi từng Mặt hàng. Hệ thống số sê-ri cũng quản lý ngày hết hạn.

3.7 Lô hàng

Một bộ Mặt hàng có thể được sản xuất theo lô. Việc này rất hữu ích cho việc di chuyển lô và liên kết ngày hết hạn với một lô cụ thể.

Có số lô: tùy chọn về số lô, ngày hết hạn và giữ lại mẫu tồn kho sẽ được hiển thị khi đánh dấu vào hộp kiểm này. Bạn không thể bật trường này nếu có bất kỳ giao dịch nào tồn tại từ trước với mặt hàng này. Nếu trường này bị tắt, bạn sẽ phải nhập số sê-ri theo cách thủ công cho mọi giao dịch.
Sê-ri số lô: Tiền tố sẽ được áp dụng cho số lô. Nếu bạn đặt LA2BC thì lô đầu tiên sẽ có tên như LA2BC00001 trong lần sản xuất/giao dịch đầu tiên.
Tự động tạo số lô mới: Nếu số lô không được nhập trong các giao dịch thì chúng sẽ được tạo tự động theo định dạng AAAA.00001. Nếu bạn muốn tạo số lô cho mặt hàng này theo cách thủ công, đừng bật trường này. Cài đặt này sẽ ghi đè ‘Tiền tố chuỗi đặt tên’ trong Cài đặt tồn kho. Số lô có thể được đặt để được tạo tự động nếu bạn sản xuất Mặt hàng hoặc có thể được nhập thủ công nếu nó là của nhà sản xuất.
Có hạn sử dụng: khi bật trường này, số lô sẽ được tạo theo ngày hết hạn. Ngày hết hạn được đặt trong thông tin Lô.
Giữ lại mẫu: giữ lại số lượng mẫu tồn kho tối thiểu của mặt hàng. Bạn cần đặt Kho lưu giữ mẫu trong Cài đặt tồn kho.
Có Số Sê-ri: tương tự như Sê-ri Số Lô, nó sẽ được tạo khi bạn thực hiện giao dịch/sản xuất. Nếu bạn đặt sê-ri là AA thì trong giao dịch đầu tiên, một số sê-ri như AA00001 sẽ được tạo.

3.8 Biến thể

Biến thể mặt hàng là một phiên bản khác của mặt hàng.

3.9 Mặc định của mặt hàng

Trong phần này, bạn có thể xác định các giá trị mặc định liên quan đến giao dịch trên toàn Công ty cho mặt hàng này.

Kho mặc định: Đây là Kho được chọn tự động trong các giao dịch với mặt hàng này.
Bảng giá mặc định: Bảng giá Bán tiêu chuẩn hay Mua tiêu chuẩn. Tương tự, bạn cũng có thể đặt Tài khoản Mua hay Bán mặc định.
Nhà cung cấp mặc định: nhà cung cấp này sẽ được chọn trong các giao dịch mua hàng mới.
Tài khoản chi phí mặc định: Đây là tài khoản mà chi phí của Mặt hàng sẽ được ghi nợ.
Tài khoản thu nhập mặc định: Đây là tài khoản mà thu nhập từ việc bán Mặt hàng sẽ được ghi có.
Trung tâm chi phí mặc định: được sử dụng để theo dõi chi phí cho mặt hàng này.

3.10 Chi tiết mua hàng, bổ sung

Đơn vị tính mua hàng mặc định: ĐVT mặc định sẽ được sử dụng trong các giao dịch Mua hàng.
Số lượng đặt hàng tối thiểu: Số lượng tối thiểu bắt buộc cho các giao dịch mua hàng như Đơn đặt hàng. Nếu được đặt, hệ thống sẽ không cho phép bạn thực hiện giao dịch mua hàng nếu số lượng trong giao dịch mua nhỏ hơn số lượng đặt ở trường này.
Số lượng tồn kho an toàn: được sử dụng trong báo cáo “Mức đặt hàng lại được khuyến nghị theo từng mặt hàng”. Dựa trên giá trị này, mức tiêu thụ trung bình hàng ngày và thời gian giao hàng, hệ thống sẽ đề xuất Cấp độ đặt hàng lại của một mặt hàng. Mức đặt hàng lại = Số lượng Tồn kho an toàn + (Mức tiêu thụ trung bình hàng ngày * Thời gian giao hàng)
Đơn giá mua lần cuối: Đơn giá lần cuối bạn mua mặt hàng này bằng Chứng từ mua hàng sẽ được hiển thị tại đây.
Cho phép mua hàng: Nếu không được bật, bạn sẽ không thể sử dụng mặt hàng này trong các giao dịch mua hàng.
Là mặt hàng khách hàng cung cấp: bật nếu Mặt hàng là do khách hàng cung cấp và được nhận thông qua Biên nhận vật tư. Nếu được bật, trường Khách hàng là Bắt buộc và là mặc định cho Yêu cầu Vật tư.
Thời gian giao hàng tính bằng ngày: là số ngày kể từ khi đặt hàng cho đến khi hàng đến Kho.

3.11 Chi tiết về nhà cung cấp

Giao bởi Nhà cung cấp (dropship): Nếu mặt hàng được nhà cung cấp giao trực tiếp cho khách hàng thì đánh dấu vào ô này.
Mã phụ tùng nhà cung cấp: Mã mặt hàng do Nhà cung cấp tạo cho Mặt hàng này. Trong giao dịch Mua hàng, khi chọn Mặt hàng, Mã phụ tùng của Nhà cung cấp cũng sẽ được tìm nạp để tham khảo.

3.12 Chi tiết ngoại thương

Nếu bạn nhập mặt hàng từ một quốc gia khác, bạn có thể đặt chi tiết tại đây.

Nước xuất xứ: Quốc gia mà bạn đang nhập mặt hàng.
Mã số thuế hải quan: Bạn có thể nhập mã số thuế hải quan làm tham khảo. Sau này nó có thể được sử dụng để thêm vào Phiếu giao hàng.

3.13 Chi tiết bán hàng

Cấp hoa hồng: Cấp hoa hồng cho Nhân viên bán hàng và Đối tác bán hàng khi mặt hàng này được bán. Nếu bị tắt, doanh số bán hàng do mặt hàng này tạo ra sẽ bị bỏ qua khi tính hoa hồng.
Đơn vị tính Bán hàng Mặc định: ĐVT mặc định sẽ được tìm nạp cho các giao dịch bán hàng.
Giảm giá tối đa (%): Bạn có thể xác định mức chiết khấu tối đa tính bằng % được áp dụng cho một mặt hàng. Ví dụ: nếu bạn đặt 20%, bạn không thể bán mặt hàng này với mức chiết khấu lớn hơn 20%.
Cho phép bán hàng: Nếu không được bật, bạn sẽ không thể sử dụng mặt hàng này trong các giao dịch bán hàng.

3.14 Doanh thu hoãn lại và chi phí hoãn lại

Bạn có thể kích hoạt doanh thu hoặc chi phí hoãn lại cho mặt hàng này. Khi bạn đánh dấu vào hộp kiểm, bạn sẽ thấy các tùy chọn để đặt Tài khoản chi phí hoãn lại và số tháng mà doanh thu/chi phí được hoãn lại.

Ví dụ: khi tham gia gói thành viên phòng gym theo năm, bạn trả trước số tiền 1 năm nhưng dịch vụ được cung cấp trong suốt cả năm. Đối với chủ phòng gym, đây là doanh thu hoãn lại và đối với khách hàng, đây là chi phí hoãn lại.

3.15 Chi tiết khách hàng

Khách hàng có thể xác định một Mặt hàng bằng Mã Mặt hàng khác (ví dụ: khi bạn là nhà cung cấp cho khách hàng).

Tên khách hàng: Chọn một khách hàng ở đây.
Nhóm khách hàng: Nhóm này sẽ được tìm nạp dựa trên Khách hàng bạn đã chọn.
Mã Ref: Khách hàng có thể nhận diện mặt hàng này bằng một mã riêng của họ. Khi bạn tạo Đơn bán hàng, Mã tham chiếu này của mặt hàng sẽ được hiển thị.

3.16 Thuế mặt hàng

Cài đặt này chỉ cần thiết nếu một Mặt hàng cụ thể có thuế suất khác với thuế suất được xác định trong Tài khoản thuế tiêu chuẩn.

Bạn cần tạo ‘Mẫu thuế mặt hàng’ mới hoặc chọn mẫu hiện có. Bạn cũng có thể đặt Hạng mục thuế cho Mặt hàng này.

3.17 Tiêu chí kiểm tra chất lượng

Yêu cầu kiểm tra trước khi đặt mua: Nếu việc kiểm tra là bắt buộc trước khi mặt hàng được mua (tức là trước khi bạn tạo Biên nhận mua hàng), hãy đánh dấu vào hộp kiểm này.
Yêu cầu kiểm tra trước khi giao hàng: Nếu việc kiểm tra là bắt buộc tại thời điểm giao hàng (tức là trước khi bạn tạo Phiếu giao hàng), hãy đánh dấu vào hộp kiểm này.
Mẫu kiểm tra chất lượng: Nếu Kiểm tra chất lượng đã được chuẩn bị cho mặt hàng này thì mẫu tiêu chí này sẽ tự động được điền trong bảng Kiểm tra chất lượng. Ví dụ về tiêu chí là: Trọng lượng, Chiều dài, Độ hoàn thiện.

3.18 Sản xuất

Định mức nguyên vật liệu mặc định: định mức nguyên vật liệu mặc định được sử dụng để sản xuất Mặt hàng này.
Cung cấp Nguyên liệu thô để thu mua: Nếu bạn đang ký hợp đồng thầu phụ với nhà cung cấp, bạn có thể cung cấp cho họ nguyên liệu thô để sản xuất mặt hàng bằng cách sử dụng Định mức nguyên vật liệu mặc định.
Nhà sản xuất: Chọn Nhà sản xuất của mặt hàng này.
Mã linh kiện nhà sản xuất: Nhập mã linh kiện mà nhà sản xuất đã tạo riêng cho mặt hàng này.
Thông tin chi tiết về nhà sản xuất sẽ xuất hiện sau khi bạn tạo ‘Nhà sản xuất Mặt hàng’ trong Bảng Tổng Quan, và chọn bản ghi đó làm mặc định. Tại đây, thêm chi tiết cho:
- Mã mặt hàng
- Tên nhà sản xuất
- Nhập mã linh kiện mà nhà sản xuất sử dụng để nhận diện mặt hàng này
- Chọn ‘Là mặc định’ để hiển thị nhà sản xuất và mã linh kiện trong bản ghi Mặt hàng

3.19 Trang web

Hiển thị trên trang web: Chọn nếu bạn muốn hiển thị mặt hàng này trên trang web của mình. Sau khi bật, các tùy chọn bổ sung sẽ hiển thị để cấu hình mặt hàng trên trang web của bạn. Để xem mặt hàng trên trang web, nhấp vào liên kết ‘Xem trên trang web’.
Trọng lượng: Những mặt hàng có trọng lượng cao hơn sẽ được hiển thị đầu tiên trên website.
Trình chiếu: Một bản trình chiếu có thể được hiển thị ở đầu trang.
Hình ảnh: Bạn có thể đính kèm hình ảnh thay vì trình chiếu.
Kho hàng trang web: Chọn kho hiện có hoặc tạo kho mới cho các giao dịch qua trang web của bạn. Kho này sẽ khác với Kho ngoại tuyến của bạn. Hàng tồn kho cho bất kỳ giao dịch trực tuyến nào sẽ được khấu trừ từ Kho này.
Nhóm mặt hàng trang web: Trong bảng này, bạn có thể chọn Nhóm mặt hàng hiện có hoặc tạo Nhóm mặt hàng mới để phân loại các mặt hàng trên trang web của mình.
Đặt thẻ Meta: Thẻ meta hỗ trợ SEO.