Kế toán kiểm kê tồn kho

Giá trị của hàng tồn kho được coi là Tài sản ngắn hạn trong hệ thống tài khoản của công ty. Để lập Bảng cân đối kế toán, bạn nên lập bút toán kế toán cho những tài sản này. Nhìn chung có hai phương pháp kế toán kiểm kê hàng tồn kho khác nhau.

1. Kiểm kê tự động/vĩnh viễn

Trong quy trình này, với mỗi giao dịch tồn kho, hệ thống ghi các bút toán kế toán liên quan để đồng bộ số dư tồn kho và số dư kế toán. Đây là cài đặt mặc định trong ERP cho các tài khoản mới. Kiểm kê vĩnh viễn được bật theo mặc định trong thiết lập Công ty.

Khi bạn mua và nhận hàng, những mặt hàng đó sẽ được ghi nhận là tài sản của công ty (có sẵn trong kho). Khi bạn bán và giao những mặt hàng đó, một khoản chi phí (Giá vốn hàng bán) tương đương chi phí hạ cánh của các mặt hàng đó sẽ được ghi nhận. Các bút toán Sổ cái chung được tạo sau mỗi giao dịch kho. Do đó, giá trị theo Sổ cái tồn kho luôn bằng với số dư tài khoản liên quan. Điều này cải thiện tính chính xác của Bảng cân đối kế toán và Báo cáo lãi lỗ.

1.1 Ưu điểm của Kiểm kê vĩnh viễn

Hệ thống Kiểm kê vĩnh viễn sẽ giúp bạn dễ dàng duy trì tính chính xác của giá trị tài sản và chi phí của công ty. Số dư hàng tồn kho sẽ luôn được đồng bộ hóa với số dư tài khoản liên quan, do đó không cần phải nhập thủ công định kỳ để cân bằng chúng.

Trong trường hợp có giao dịch tồn kho lùi ngày mới hoặc hủy/sửa đổi giao dịch hiện tại, tất cả các bút toán Sổ cái tồn kho và Sổ cái chung trong tương lai sẽ được tính toán lại cho tất cả các mặt hàng trong giao dịch đó. Điều tương tự cũng được áp dụng nếu bất kỳ chi phí nào được thêm vào Biên nhận mua hàng đã nộp thông qua Chứng từ chi phí hạ cánh.

2. Kiểm kê định kỳ

Trong phương pháp này, các bút toán kế toán cần được tạo thủ công để đồng bộ số dư hàng tồn kho và số dư tài khoản liên quan. Hệ thống không tự động tạo bút toán cho tài sản tại thời điểm mua bán vật tư.

Trong kỳ kế toán, khi bạn mua và nhận hàng, một khoản chi phí sẽ được ghi vào hệ thống kế toán của bạn. Bạn bán và giao một số mặt hàng này. Vào cuối kỳ kế toán, tổng giá trị hàng hóa để bán cần được ghi nhận là tài sản của công ty, thường được gọi là hàng tồn kho.

Chênh lệch giữa giá trị hàng còn lại cần bán và giá trị hàng tồn kho kỳ trước có thể dương hoặc âm. Nếu dương, giá trị này sẽ bị xóa khỏi chi phí (Giá vốn hàng bán) và được thêm vào tài sản (hàng tồn kho). Nếu âm, một mục nhập ngược lại được tạo. Quá trình này được gọi là Kiểm kê định kỳ.