Khái niệm và Thuật ngữ

Trước khi bắt đầu triển khai, hãy làm quen với một số thuật ngữ và khái niệm cơ bản trong ERP.

Khái niệm cơ bản

Công ty

Đây là các thông tin của một Công ty. Bạn có thể tạo nhiều Công ty, mỗi Công ty đại diện cho một thực thể pháp lý khác nhau. Việc hạch toán của mỗi Công ty sẽ khác nhau nhưng các công ty sẽ chia sẻ hồ sơ Khách hàng, Nhà cung cấp và Mặt hàng.

Kế toán > Công ty

Khách hàng

Đại diện cho một khách hàng. Khách hàng có thể là cá nhân hoặc tổ chức. Bạn có thể tạo nhiều Liên hệ và Địa chỉ cho mỗi Khách hàng.

Bán hàng > Khách hàng

Nhà cung cấp

Đại diện cho một nhà cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ. Công ty điện thoại của bạn là Nhà cung cấp, đơn vị cung cấp nguyên liệu thô của bạn cũng vậy. Nhà cung cấp có thể là một cá nhân hoặc một tổ chức và có nhiều Liên hệ, Địa chỉ.

Mua hàng > Nhà cung cấp

Mặt hàng

Sản phẩm, sản phẩm phụ hoặc Dịch vụ được mua, bán hoặc sản xuất và là duy nhất trong hệ thống.

Tồn kho > Mặt hàng

Tài khoản (Hạch toán)

Tài khoản là nơi các giao dịch tài chính và kinh doanh được thực hiện. Ví dụ về các tài khoản là “Con nợ”, “Chủ nợ”, “Thuế VAT phải trả”, “Chi phí đi lại”, “Bán hàng”, “Vốn cổ phần”, v.v. ERP theo dõi số dư của khách hàng và nhà cung cấp ở chế độ ngầm, vì vậy bạn không cần phải tạo Tài khoản dành riêng cho họ.

Kế toán > Hệ thống tài khoản

Địa chỉ

Địa chỉ thể hiện chi tiết vị trí của Khách hàng hoặc Nhà cung cấp. Đây có thể là các địa điểm khác nhau như Trụ sở chính, Nhà máy, Nhà kho, Cửa hàng, v.v.

Bán hàng > Địa chỉ

Liên hệ

Một Người liên hệ cá nhân thuộc về Khách hàng hoặc Nhà cung cấp hoặc chỉ là một người độc lập. Liên hệ có tên và chi tiết liên hệ như email và số điện thoại.

Bán hàng > Liên hệ

Trao đổi (Giao tiếp)

Danh sách tất cả các Giao tiếp với Người liên hệ hoặc Khách hàng tiềm năng. Tất cả các email gửi từ hệ thống đều được thêm vào bảng Trao đổi Giao tiếp.

Quan hệ KH > Trao đổi

Bảng giá

Bảng giá là nơi lưu trữ các loại giá khác nhau. Bạn có thể quản lý các tập hợp Giá mặt hàng dưới một Danh sách cụ thể.

Bán hàng > Bảng giá

Mua hàng > Bảng giá

Kế toán

Năm tài chính

Đại diện cho một năm tài chính hoặc năm kế toán. Bạn có thể vận hành nhiều Năm tài chính cùng một lúc. Mỗi Năm tài chính có ngày bắt đầu và ngày kết thúc, các giao dịch chỉ có thể được ghi lại trong khoảng thời gian này. Khi bạn “đóng” một năm tài chính, số dư của năm tài chính đó sẽ được chuyển thành số dư “đầu kỳ” cho năm tài chính tiếp theo.

Kế toán > Năm tài chính

Trung tâm chi phí

Trung tâm chi phí giống như Tài khoản, nhưng điểm khác biệt là cấu trúc của nó thể hiện doanh nghiệp của bạn chặt chẽ hơn Tài khoản. Ví dụ: trong Hệ thống Tài khoản, bạn có thể tách chi phí của mình theo loại chi phí (đi lại, tiếp thị). Trong Hệ thống Trung tâm chi phí, bạn tách chúng theo dòng sản phẩm hoặc nhóm kinh doanh (bán hàng trực tuyến, bán lẻ).

Kế toán > Hệ thống Trung tâm chi phí

Bút toán Nhật ký

Một tài liệu chứa các bút toán Sổ cái chung (GL) trong đó tổng Nợ và Có của các bút toán là bằng nhau. Trong ERP, bạn có thể cập nhật Thanh toán, Trả lại, v.v. bằng cách sử dụng các bút toán nhật ký.

Kế toán > Bút toán Nhật ký

Chứng từ bán hàng

Chứng từ gửi cho Khách hàng về việc giao Mặt hàng (hàng hóa hoặc dịch vụ).

Kế toán > Chứng từ Bán hàng

Chứng từ mua hàng

Chứng từ do Nhà cung cấp gửi để giao Mặt hàng (hàng hóa hoặc dịch vụ).

Kế toán > Chứng từ Mua hàng

Tiền tệ

ERP cho phép bạn đặt giao dịch bằng nhiều loại tiền tệ. Tuy nhiên, chỉ có một loại tiền tệ cho sổ tài khoản của bạn. Khi đăng Chứng từ với các khoản thanh toán bằng các loại tiền tệ khác nhau, số tiền này sẽ được chuyển đổi sang loại tiền tệ mặc định theo tỷ lệ chuyển đổi đã chỉ định.

Kế toán > Tiền tệ

Bán hàng

Nhóm khách hàng

Phân loại Khách hàng, thường dựa trên phân khúc thị trường.

Bán hàng > Nhóm khách hàng

Khách hàng Tiềm năng

Một người có thể là nguồn kinh doanh trong tương lai. Khách hàng tiềm năng có thể tạo ra Cơ hội.

Quan hệ KH > Khách hàng Tiềm năng

Cơ hội

Một cơ hội bán hàng tiềm năng.

Quan hệ KH > Cơ hội

Báo giá

Yêu cầu của khách hàng về giá cho một mặt hàng hoặc dịch vụ.

Bán hàng > Báo giá

Đơn bán hàng

Một tài liệu xác nhận các điều khoản giao hàng và giá Mặt hàng (sản phẩm hoặc dịch vụ) của Khách hàng. Việc giao hàng, Lệnh sản xuất và Chứng từ được lập trên cơ sở Đơn bán hàng.

Bán hàng > Đơn bán hàng

Lãnh thổ

Phân loại khu vực địa lý để quản lý bán hàng. Bạn có thể đặt mục tiêu cho Lãnh thổ và mỗi lần bán hàng sẽ được liên kết với một Lãnh thổ.

Bán hàng > Lãnh thổ

Đối tác bán hàng

Nhà phân phối / đại lý / chi nhánh / bên thứ ba bán sản phẩm của công ty để nhận hoa hồng.

Bán hàng > Đối tác bán hàng

Nhân viên bán hàng

Một người tiếp thị sản phẩm với Khách hàng và chốt giao dịch. Bạn có thể đặt mục tiêu cho Nhân viên bán hàng và gắn thẻ họ trong các giao dịch.

Bán hàng > Nhân viên bán hàng

Mua hàng

Đơn đặt hàng

Hợp đồng được trao cho Nhà cung cấp để giao các Mặt hàng được chỉ định với chi phí, số lượng, ngày tháng và các điều khoản.

Mua hàng > Đơn đặt hàng

Yêu cầu vật tư

Yêu cầu do Người dùng hệ thống đưa ra hoặc được ERP tạo tự động dựa trên mức đặt hàng lại hoặc số lượng dự kiến trong Kế hoạch sản xuất.

Mua hàng > Yêu cầu vật tư

Tồn kho

Kho hàng

Một Kho hàng để thực hiện các bút toán hàng tồn kho.

Tồn kho > Kho hàng

Giao dịch kho

Chuyển nguyên vật liệu từ Kho đến Kho, hoặc từ Kho sang nơi khác.

Tồn kho > Giao dịch kho

Phiếu giao hàng

Danh sách các mặt hàng có số lượng cần vận chuyển. Phiếu giao hàng sẽ giảm lượng hàng tồn kho trong Kho từ nơi bạn vận chuyển. Phiếu giao hàng thường được lập theo Đơn đặt hàng.

Tồn kho > Phiếu giao hàng

Biên nhận mua hàng

Một tài liệu cho biết một bộ Mặt hàng cụ thể đã được nhận từ Nhà cung cấp, có thể dựa trên Đơn đặt hàng.

Tồn kho > Biên nhận Mua hàng

Số seri

Một mã số duy nhất được cấp cho một đơn vị cụ thể của Mặt hàng.

Tồn kho > Số Seri

Lô hàng

Một mã số được cấp cho một nhóm đơn vị của một Mặt hàng cụ thể được mua hoặc sản xuất theo nhóm.

Tồn kho > Lô hàng

Sổ cái tồn kho

Một bảng ghi thống nhất cho tất cả hoạt động di chuyển nguyên vật liệu từ kho này sang kho khác. Đây là bảng được cập nhật khi giao dịch kho, phiếu giao hàng, biên nhận mua hàng và chứng từ bán hàng (POS) được lập.

Cân đối kho

Cập nhật tồn kho của nhiều mặt hàng từ tệp CSV.

Tồn kho > Cân đối kho

Kiểm tra chất lượng

Một tài liệu để ghi lại các thông số nhất định của Mặt hàng tại thời điểm Nhận từ Nhà cung cấp hoặc Giao hàng cho Khách hàng.

Tồn kho > Kiểm tra chất lượng

Nhóm mặt hàng

Một sự phân loại của mặt hàng.

Tồn kho > Nhóm mặt hàng

Quản lý nhân sự

Nhân viên

Bản ghi của một người đã từng làm việc tại công ty trong hiện tại hoặc quá khứ.

Nhân sự > Nhân viên

Đơn xin nghỉ phép

Bản ghi về yêu cầu nghỉ phép đã được chấp thuận hoặc bị từ chối.

Nhân sự > Đơn xin nghỉ phép

Loại nghỉ phép

Một loại nghỉ phép (ví dụ: Nghỉ ốm, Nghỉ thai sản, v.v.).

Nhân sự > Nghỉ phép > Loại nghỉ phép

Bút toán lương

Một công cụ giúp tạo nhiều Phiếu lương cho Nhân viên.

Bảng lương > Bút toán lương

Phiếu lương

Một bản ghi về tiền lương hàng tháng được trả cho một nhân viên.

Bảng lương > Phiếu lương

Cấu trúc lương

Mẫu xác định tất cả các thành phần của tiền lương (thu nhập), thuế và các khoản khấu trừ an sinh xã hội của Nhân viên.

Bảng lương > Chi lương > Cấu trúc lương

Đánh giá

Bản ghi về hiệu suất của Nhân viên trong một khoảng thời gian dựa trên các thông số nhất định.

Nhân sự > Hiệu suất > Đánh giá

Mẫu đánh giá

Mẫu ghi lại các thông số khác nhau về hiệu suất của Nhân viên và tầm quan trọng của họ trong một vai trò cụ thể.

Nhân sự > Hiệu suất > Mẫu đánh giá

Điểm danh

Một bản ghi cho thấy sự hiện diện hay vắng mặt của một Nhân viên vào một ngày cụ thể.

Nhân sự > Điểm danh

Sản xuất

Định mức Nguyên vật liệu (BOM)

Danh sách các Hoạt động và Mặt hàng cùng với số lượng yêu cầu để tạo ra một Mặt hàng khác. Định mức nguyên vật liệu (BOM) được sử dụng để lập kế hoạch mua hàng và tính giá thành sản phẩm.

Sản xuất > Định mức Nguyên vật liệu

Máy trạm

Nơi diễn ra hoạt động sản xuất.

Sản xuất > Máy trạm

Lệnh sản xuất

Một tài liệu thể hiện việc sản xuất một Mặt hàng cụ thể với số lượng được chỉ định.

Sản xuất > Lệnh sản xuất

Kế hoạch sản xuất

Một công cụ để tự động tạo Lệnh sản xuất và Yêu cầu mua hàng/vật tư dựa trên Đơn bán hàng trong một khoảng thời gian nhất định.

Sản xuất > Kế hoạch sản xuất

Trang web

Bài viết blog

Một bài viết trong “Blog” trên trang web được tạo từ mô-đun trang web.

Trang web > Bài viết blog

Trang web

Một trang web có URL duy nhất được tạo từ mô-đun trang web.

Trang web > Trang web

Thiết lập và Tùy chỉnh

Trường tùy chỉnh

Trường tùy chỉnh do người dùng tạo trên biểu mẫu.

Thiết lập > Build > Trường tùy chỉnh

Mặc định chung

Nơi bạn đặt giá trị mặc định cho các tham số chung của hệ thống. Các giá trị này sẽ tự điền khi có biểu mẫu liên quan.

Thiết lập > Mặc định chung

Định dạng in

Thiết lập các định dạng in để sử dụng khi giao dịch.

Thiết lập > Định dạng in

Điều khoản và điều kiện

Văn bản về các điều khoản hợp đồng của bạn. Trong các giao dịch Mua/Bán có thể có một số Điều khoản và Điều kiện nhất định mà dựa vào đó Nhà cung cấp sẽ cung ứng hàng hóa hoặc dịch vụ cho Khách hàng. Bạn có thể áp dụng Điều khoản và Điều kiện cho các giao dịch và chúng sẽ tự điền khi in tài liệu.

Bán hàng > Mẫu Điều khoản và Điều kiện

Đơn vị tính (UOM)

Đơn vị tính Số lượng cho một Mặt hàng. Ví dụ: Kg, Số, Cặp, Gói, v.v.

Tồn kho > Đơn vị tính