Yêu cầu báo giá (RFQ)

Yêu cầu báo giá (RFQ) là văn bản mà một tổ chức gửi tới một hoặc nhiều nhà cung cấp để yêu cầu báo giá cho các mặt hàng.

Để truy cập danh sách Yêu cầu báo giá, vào:

Mua hàng > Mua hàng > Yêu cầu báo giá

1. Điều kiện tiên quyết

Trước khi tạo và sử dụng Yêu cầu báo giá, bạn nên các tạo thông tin sau:

Nhà cung cấp
Mặt hàng

2. Cách tạo Yêu cầu báo giá

Đi tới danh sách Yêu cầu báo giá và nhấp vào Thêm Yêu cầu báo giá.
Nhập Ngày yêu cầu có, là ngày bạn cần các nguyên vật liệu có sẵn để sử dụng.
Điền vào danh sách “Nhà cung cấp”. Nếu bạn nhập thông tin Liên hệ và Email thì sau này các thông tin đó có thể được sử dụng để gửi Yêu cầu báo giá qua email và cấp quyền truy cập vào Cổng thông tin của bạn.
Nhập các mặt hàng được yêu cầu cùng với ĐVT và số lượng, cũng như kho mục tiêu.
Kho có thể được để trống nếu Duy trì tồn kho không được bật cho mặt hàng đó.
Nếu bạn muốn gửi Yêu cầu báo giá tới nhà cung cấp của mình dưới dạng email, bạn có thể tạo Mẫu email và chọn nó tại đây. Trong mẫu, bạn có thể sử dụng các biến cho dữ liệu cụ thể của nhà cung cấp:
- {{ update_password_link }}: Liên kết để nhà cung cấp đặt mật khẩu mới để đăng nhập vào cổng thông tin của bạn.
- {{ portal_link }}: Một liên kết tới RFQ này trong cổng thông tin.
- {{ supplier_name }}: Tên công ty của nhà cung cấp.
- {{ contact.salutation }} {{ contact.first_name }}: Người liên hệ của nhà cung cấp.
- {{ user_fullname }}: Tên đầy đủ của bạn.
- Bạn có thể truy cập tất cả các giá trị khác trong RFQ này, như {{ message_for_supplier }}hoặc {{ terms }}.
Bạn có thể kiểm tra xem email gửi cho một nhà cung cấp cụ thể sẽ như thế nào bằng cách sử dụng nút “Xem trước Email”.
Khi bạn đã hoàn tất, lưu Yêu cầu báo giá dưới dạng bản nháp.
Khi đã sẵn sàng, bạn có thể nộp Yêu cầu báo giá. Điều này sẽ kích hoạt một email đến từng nhà cung cấp đã bật Gửi Email.

Yêu cầu Báo giá cũng có thể được tạo từ Yêu cầu Vật tư đã nộp. Sau khi tạo RFQ, bạn có thể in và gửi cho nhà cung cấp bản PDF có tất cả thông tin chi tiết bạn đã nhập. Bạn cũng có thể nhận được câu trả lời của họ (Báo giá của Nhà cung cấp) trong chính ERP, xem phần 4.1 Báo giá của Nhà cung cấp bởi Người dùng để biết chi tiết.

3. Tính năng

3.1 Tìm mặt hàng

Các mặt hàng có thể được tìm nạp từ các tài liệu khác. Các tùy chọn là: Yêu cầu vật tư, Cơ hội và Nhà cung cấp tiềm năng.

Yêu cầu Vật tư: Các mặt hàng sẽ được tìm nạp từ Yêu cầu Vật tư đã nộp. Có thể tìm kiếm Yêu cầu Vật tư bằng tên và hoặc chọn phạm vi ngày để lọc.
Cơ hội: Các mặt hàng sẽ được lấy từ Cơ hội. Bạn cũng có thể lọc theo phạm vi ngày ở đây.
Nhà cung cấp tiềm năng: Chọn một nhà cung cấp tiềm năng. Nếu bạn có bất kỳ Yêu cầu Vật tư đã nộp đối với nhà cung cấp này, các mặt hàng có thể được lấy từ đó.

3.2 Tìm nhà cung cấp

Thay vì nhập nhà cung cấp vào bảng theo cách thủ công, bạn cũng có thể tìm nạp bằng nút ‘Tìm nhà cung cấp’. Nhấp vào Công cụ > Tìm nhà cung cấp, bạn sẽ thấy trường “Tìm nhà cung cấp theo”. Có hai tùy chọn để tìm nạp nhà cung cấp:

Theo thẻ: Đi tới ‘Danh mục thẻ’ bằng thanh tìm kiếm. Bạn cần tạo thẻ ở đây và gán chúng cho Nhà cung cấp trong mô-đun Mua hàng. Sau đó, bạn có thể chọn ‘Theo thẻ’.
Theo nhóm: chọn Nhóm nhà cung cấp cần thêm vào. Ví dụ: nếu bạn chọn Phần cứng, tất cả các nhà cung cấp phần cứng của bạn sẽ được thêm vào.

3.3 Liên kết đến Yêu cầu Vật tư

Khi bạn nhấp vào Công cụ > Liên kết đến Yêu cầu Vật tư, thao tác sẽ liên kết Yêu cầu Báo giá với các Yêu cầu Vật tư có sẵn. Các mặt hàng phải như nhau trong Yêu cầu báo giá và Yêu cầu vật tư để được liên kết.

Khi Yêu cầu báo giá được lưu, bạn sẽ thấy nó được liên kết với Yêu cầu vật tư tương ứng. Nếu có nhiều Yêu cầu Vật tư có cùng mặt hàng thì liên kết sẽ được tạo với Yêu cầu Vật tư mới nhất.

3.4 Điều khoản và Điều kiện

Trong các giao dịch Mua/Bán, có thể có một số Điều khoản và Điều kiện nhất định mà dựa vào đó Nhà cung cấp sẽ cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ cho Khách hàng. Bạn có thể áp dụng Điều khoản và Điều kiện cho các giao dịch và chúng sẽ xuất hiện khi in tài liệu.

3.5 Cài đặt in

Tiêu đề trang

Bạn có thể in Yêu cầu báo giá trên tiêu đề trang của công ty bạn.

‘Nhóm các mặt hàng giống nhau’ sẽ nhóm các mặt hàng giống nhau được thêm nhiều lần. Điều này sẽ được nhìn thấy khi in.

Tiêu đề in

Tiêu đề của tài liệu của bạn khi in có thể được thay đổi.

4. Tạo Báo giá nhà cung cấp sau RFQ

Sau khi tạo Yêu cầu báo giá, có hai cách để tạo Báo giá nhà cung cấp từ Yêu cầu báo giá.

4.1 Báo giá của nhà cung cấp bởi người dùng

Mở Yêu cầu Báo giá và nhấp vào Báo giá Nhà cung cấp > Tạo.
Chọn Nhà cung cấp, nhấp vào nhà cung cấp một lần nữa. Tại trang thông tin nhà cung cấp, nhấp vào + bên cạnh ‘Báo giá nhà cung cấp’. Biểu mẫu Báo giá Nhà cung cấp mới sẽ được mở ra, người dùng phải nhập số lượng, đơn giá và nộp.

4.2 Báo giá của nhà cung cấp từ nhà cung cấp

Nếu Liên hệ được tạo cho Nhà cung cấp và địa chỉ email được liên kết với Liên hệ đó thì các thông tin đó sẽ được tìm nạp khi chọn Nhà cung cấp. Tạo Liên hệ và địa chỉ email nếu chưa có.
Bấm vào Công cụ > Gửi email cho Nhà cung cấp.
- Nếu chưa có tài khoản của Nhà cung cấp: Hệ thống sẽ tạo tài khoản cho Nhà cung cấp và gửi thông tin chi tiết cho Nhà cung cấp. Nhà cung cấp sẽ cần nhấp vào liên kết Cập nhật mật khẩu có trong email. Sau khi thay đổi mật khẩu, Nhà cung cấp có thể truy cập Cổng thông tin bằng biểu mẫu ‘Yêu cầu báo giá’. Tài khoản Nhà cung cấp sẽ được tạo với vai trò là Người dùng trang web.
- Nếu đã có tài khoản của Nhà cung cấp: Hệ thống sẽ gửi liên kết Yêu cầu báo giá tới Nhà cung cấp. Nhà cung cấp nhấp vào liên kết trong email để đăng nhập vào Cổng thông tin và xem Yêu cầu báo giá.
Sau khi đăng nhập Cổng thông tin, Nhà cung cấp có thể gửi cho bạn báo giá. Nhà cung cấp phải nhập số tiền và ghi chú (điều khoản thanh toán) vào biểu mẫu và nhấp Gửi. Trong phần Báo giá sẽ hiển thị các báo giá trước đó.
Sau khi gửi, ERP sẽ tạo Báo giá Nhà cung cấp (bản dự thảo) cho Nhà cung cấp đó. Người dùng phải kiểm tra lại Báo giá của nhà cung cấp và nộp nó. Khi tất cả các mặt hàng trong Yêu cầu báo giá đã được Nhà cung cấp báo giá, trạng thái báo giá sẽ được cập nhật thành ‘Đã nhận’ trong bảng ‘Nhà cung cấp’ của Yêu cầu báo giá.