Đơn đặt hàng (PO)

Đơn đặt hàng là một hợp đồng ràng buộc với Nhà cung cấp của bạn trong đó bạn đồng ý mua một bộ mặt hàng theo các điều kiện nhất định. Đơn đặt hàng (PO) tương tự như Đơn bán hàng (SO) nhưng thay vì gửi cho bên ngoài, bạn giữ PO để lưu trữ nội bộ.

Để truy cập danh sách Đơn đặt hàng, vào:

Mua hàng > Mua hàng > Đơn đặt hàng

1. Điều kiện tiên quyết

Trước khi tạo và sử dụng Đơn đặt hàng, bạn cần tạo những thông tin sau:

Nhà cung cấp
Mặt hàng

2. Cách tạo Đơn đặt hàng

Đơn đặt hàng có thể được tạo tự động từ Yêu cầu vật tư hoặc Báo giá Nhà cung cấp.

Vào danh sách Đơn đặt hàng, nhấp vào Thêm Đơn đặt hàng.
Chọn Nhà cung cấp, Ngày yêu cầu có.
Trong bảng mặt hàng chọn mặt hàng theo mã, bạn có thể thay đổi Ngày yêu cầu có cho từng mặt hàng.
Đặt số lượng và đơn giá sẽ được tìm nạp tự động nếu được đặt trong thông tin mặt hàng này.
Nhập thuế.
Lưu và nộp.

2.1 Thiết lập kho hàng

Đặt Kho mục tiêu: Tùy chọn, bạn có thể đặt Kho mục tiêu mặc định nơi các Mặt hàng đã mua sẽ được giao. Trường này sẽ được tìm nạp vào các hàng của bảng mặt hàng.

2.2 Tìm nạp mặt hàng từ các Yêu cầu Vật tư mở

Các mặt hàng có thể được tự động tìm nạp vào Đơn đặt hàng từ Yêu cầu Vật tư đang mở. Thực hiện các bước sau:

Chọn Nhà cung cấp trong Đơn đặt hàng.
Đặt Nhà cung cấp mặc định trong biểu mẫu Mặt hàng ở Mặc định mặt hàng.
Cần phải đang có Yêu cầu Vật tư loại ‘Thu mua’.
Nhấp vào nút Tìm mặt hàng từ > Yêu cầu Vật tư bên dưới tên Nhà cung cấp. Một hộp thoại sẽ xuất hiện với Yêu cầu vật tư chứa các Mặt hàng mà Nhà cung cấp mặc định giống với Nhà cung cấp đã chọn trong Đơn đặt hàng. Khi chọn Yêu cầu Vật tư và nhấp vào Tìm mặt hàng, các mặt hàng sẽ được lấy từ Yêu cầu Vật tư.

3. Tính năng

3.1 Địa chỉ và liên hệ

Chọn Địa chỉ nhà cung cấp: Địa chỉ thanh toán của Nhà cung cấp.
Chọn Địa chỉ giao hàng: Địa chỉ giao hàng của Nhà cung cấp mà họ sẽ gửi hàng từ đó.
Địa chỉ, Địa chỉ giao hàng, Liên hệ, Email liên hệ sẽ được tìm nạp nếu được lưu trong thông tin Nhà cung cấp.

3.2 Bảng tiền tệ và giá

Bạn có thể đặt loại tiền tệ mà đơn đặt hàng sẽ được lưu trữ. Nếu bạn đặt Danh sách giá thì giá mặt hàng sẽ được lấy từ danh sách đó. Đánh dấu vào Bỏ qua Quy tắc giá sẽ bỏ qua Quy tắc giá được thiết lập ở:

Mua hàng > Mặt hàng và Giá > Quy tắc giá

3.3 Bảng mặt hàng

Quét mã vạch: Bạn có thể thêm mặt hàng vào bảng Mặt hàng bằng cách quét mã vạch của chúng nếu bạn có máy quét mã vạch.
Số lượng và Đơn giá: Khi bạn chọn Mã mặt hàng, tên, mô tả và ĐVT sẽ được tìm nạp. ‘Hệ số chuyển đổi ĐVT’ được đặt là 1 theo mặc định, bạn có thể thay đổi nó tùy thuộc vào ĐVT nhận được từ nhà cung cấp.
‘Đơn giá niêm yết’ sẽ được tìm nạp nếu đơn giá Mua tiêu chuẩn đã được đặt. ‘Đơn giá mua hàng lần cuối’ hiển thị đơn giá của mặt hàng từ Đơn đặt hàng cuối cùng của bạn. Đơn giá được tìm nạp nếu đã đặt trong thông tin mặt hàng. Bạn có thể đính kèm Mẫu thuế mặt hàng để áp dụng thuế suất cụ thể cho mặt hàng đó.
Trọng lượng mặt hàng sẽ được tìm nạp nếu được đặt trong thông tin mặt hàng, nếu không có bạn cần nhập thủ công.
Kho hàng: Kho nơi các mặt hàng sẽ được giao và sẽ được tự động điền nếu ‘Kho mục tiêu’ đã được đặt trong Đơn đặt hàng. Một ‘Dự án’ có thể được liên kết để theo dõi tiến độ. Định mức nguyên vật liệu cũng có thể được liên kết để theo dõi tiến độ.
‘Số lượng theo ĐVT tồn kho’ sẽ hiển thị số lượng tồn kho hiện tại theo ĐVT được đặt trong thông tin mặt hàng. ‘Số lượng đã nhận’ sẽ được cập nhật khi các mặt hàng được lập chứng từ.
Chi tiết kế toán: Phần này được tự động điền cho Đơn đặt hàng. ‘Tài khoản chi phí’ là tài khoản mà PO được lập chứng từ và Trung tâm chi phí là trung tâm mà PO được tính phí.
Ngày yêu cầu có trên mỗi mặt hàng: Nếu bạn dự kiến giao một phần, Nhà cung cấp của bạn sẽ biết số lượng cần giao vào một ngày cụ thể. Điều này sẽ giúp bạn tránh được việc nhận hàng quá mức. Nó cũng sẽ giúp bạn theo dõi mức độ cung ứng kịp thời của Nhà cung cấp.
Cho phép giá vốn bằng 0: đánh dấu vào trường này sẽ cho phép nộp Biên nhận Mua hàng ngay cả khi giá vốn của Mặt hàng là 0. Đây có thể là một mặt hàng mẫu hoặc do thỏa thuận với Nhà cung cấp của bạn.

3.4 Chuyển đổi ĐVT mua và ĐVT tồn kho

Bạn có thể thay đổi ĐVT theo yêu cầu tồn kho của mình trong Đơn đặt hàng.

Ví dụ: Nếu bạn đã mua nguyên liệu thô của mình với số lượng lớn bằng ĐVT Hộp - và muốn lưu kho chúng ở dạng ĐVT Cái; bạn có thể làm như vậy khi thực hiện Đơn đặt hàng của mình.

Lưu trữ ĐVT dưới dạng Cái trong thông tin mặt hàng. Lưu ý rằng ĐVT trong thông tin mặt hàng là để lưu kho.
Trong phần Số lượng và Đơn giá của từng mặt hàng, nhập ĐVT dưới dạng Hộp (vì vật liệu được đựng trong Hộp).
ĐVT tồn kho sẽ được tự điền là Cái (từ thông tin mặt hàng).
Nhập Hệ số chuyển đổi ĐVT. Ví dụ: 10, nếu một hộp có 10 cái.
Số lượng theo ĐVT tồn kho sẽ được cập nhật tương ứng.

3.5 Thuế và phí

Nếu Nhà cung cấp tính thêm thuế hoặc các khoản phí như phí vận chuyển hoặc bảo hiểm, bạn có thể thêm vào đây. Nó sẽ giúp bạn theo dõi chính xác chi phí của mình. Ngoài ra, nếu một số khoản phí này làm tăng giá trị của sản phẩm, bạn sẽ phải nhập chúng trong bảng Thuế.

Tổng số thuế và phí sẽ được hiển thị bên dưới bảng. Bạn cần kiểm tra tính chính xác của tất cả các khoản thuế trong bảng Thuế và Phí.

Quy tắc vận chuyển

Quy tắc vận chuyển giúp đặt chi phí vận chuyển một mặt hàng. Chi phí thường sẽ tăng theo khoảng cách vận chuyển.

Ví dụ: bạn mua mặt hàng có giá trị X và bán chúng với giá 1,3X. Vì vậy, Khách hàng của bạn phải trả gấp 1,3 lần số thuế bạn phải trả cho Nhà cung cấp. Vì bạn đã trả thuế X cho Nhà cung cấp nên số tiền bạn nợ cơ quan thuế chỉ là thuế 0,3X.

Điều này rất dễ theo dõi trong ERP vì đầu thuế cũng là một Tài khoản. Lý tưởng nhất là bạn nên tạo hai Tài khoản cho từng loại thuế VAT mà bạn thanh toán và thu, “Thuế VAT mua hàng - X” (tài sản) và “Thuế VAT bán hàng - X” (nợ phải trả).

3.6 Giảm giá bổ sung

Ngoài việc ghi giảm giá cho mỗi mặt hàng, bạn có thể thêm giảm giá cho toàn bộ đơn hàng trong phần này. Khoản giảm giá này có thể dựa trên Tổng cộng tức là sau thuế/phí hoặc Tổng ròng tức là trước thuế/phí. Khoản giảm giá bổ sung có thể được áp dụng theo tỷ lệ phần trăm hoặc số tiền.

3.7 Điều khoản thanh toán

Đôi khi việc thanh toán không được thực hiện ngay lập tức. Tùy theo thỏa thuận, một nửa số tiền thanh toán có thể được thực hiện trước khi giao hàng và nửa còn lại sau khi nhận hàng hóa/dịch vụ. Bạn có thể thêm mẫu Điều khoản thanh toán hoặc thêm các điều khoản theo cách thủ công trong phần này.

3.8 Điều khoản và Điều kiện

Trong các giao dịch Mua/Bán có thể có một số Điều khoản và Điều kiện nhất định mà dựa vào đó Nhà cung cấp sẽ cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ cho Khách hàng. Bạn có thể áp dụng Điều khoản và Điều kiện cho các giao dịch và chúng sẽ xuất hiện khi in tài liệu.

3.9 Cài đặt in

Tiêu đề trang

Bạn có thể in đơn đặt hàng lên tiêu đề trang của công ty bạn.

‘Nhóm các mặt hàng giống nhau’ sẽ nhóm các mặt hàng giống nhau được thêm nhiều lần. Điều này có thể được nhìn thấy khi in.

Tiêu đề in

Tiêu đề của tài liệu của bạn có thể được thay đổi.

3.10 Thông tin thêm

Phần này hiển thị trạng thái của Đơn đặt hàng, tỷ lệ phần trăm các mặt hàng đã nhận và tỷ lệ phần trăm các mặt hàng đã được lập chứng từ. Nếu đây là Đơn hàng Liên Công ty, Đơn bán hàng có thể được liên kết tại đây.

3.11 Sau khi nộp

Sau khi bạn “Nộp” đơn đặt hàng của mình, bạn có thể kích hoạt các hành động sau:

Bạn có thể Thêm, Cập nhật, Xóa các mặt hàng trong Đơn đặt hàng bằng cách nhấp vào nút Cập nhật Mặt hàng. Tuy nhiên bạn không thể xóa các mặt hàng đã được nhận.
Trạng thái: Sau khi nộp, bạn có thể giữ Đơn đặt hàng hoặc Đóng nó.
Tạo: Từ Đơn đặt hàng đã nộp, bạn có thể tạo các thông tin sau:
- Biên nhận mua hàng - Biên nhận cho biết bạn đã nhận được các mặt hàng.
- Chứng từ mua hàng - Chứng từ cho đơn đặt hàng.
- Bút toán thanh toán - bút toán thanh toán cho biết khoản thanh toán đã được thực hiện theo đơn đặt hàng.
- Bút toán nhật ký - bút toán nhật ký được ghi vào sổ cái chung.