Chứng từ mua hàng

Chứng từ mua hàng là chứng từ bạn nhận được từ Nhà cung cấp mà bạn cần thực hiện thanh toán. Chứng từ mua hàng hoàn toàn trái ngược với Chứng từ bán hàng của bạn. Tại đây, bạn tích lũy chi phí cho Nhà cung cấp của mình. Việc lập Chứng từ mua hàng rất giống với việc lập Đơn đặt hàng.

Để truy cập danh sách Chứng từ mua hàng, vào:

Mua hàng > Mua hàng > Chứng từ mua hàng

Kế toán > Khoản phải trả > Chứng từ mua hàng

1. Điều kiện tiên quyết

Trước khi tạo và sử dụng Chứng từ mua hàng, bạn cần tạo các thông tin sau:

Mặt hàng
Nhà cung cấp
Đơn đặt hàng
Biên nhận mua hàng (tùy chọn)

2. Cách tạo Chứng từ mua hàng:

Chứng từ mua hàng thường được tạo từ Đơn đặt hàng hoặc Biên nhận mua hàng. Chi tiết Mặt hàng của Nhà cung cấp sẽ được lấy vào Chứng từ Mua hàng. Tuy nhiên, bạn cũng có thể tạo Chứng từ mua hàng trực tiếp.

Để tự động tìm nạp thông tin chi tiết trong Chứng từ mua hàng, nhấp vào Tìm mặt hàng từ. Thông tin chi tiết có thể được lấy từ Đơn đặt hàng hoặc Biên nhận mua hàng.

Để tạo thủ công, làm theo các bước sau:

Vào danh sách Chứng từ mua hàng, nhấp vào Thêm Chứng từ mua hàng.
Chọn Nhà cung cấp.
Ngày giờ ghi sổ sẽ được thiết lập là hiện tại, bạn có thể chỉnh sửa thời gian này.
Đặt Ngày đến hạn thanh toán.
Thêm Mặt hàng và số lượng vào bảng Mặt hàng.
Đơn giá và Số tiền sẽ được lấy.
Lưu và nộp.

2.1 Tùy chọn bổ sung khi tạo Chứng từ mua hàng

Đã thanh toán: Bạn có thể đánh dấu vào ‘Đã thanh toán’ nếu số tiền đã được thanh toán qua bút toán thanh toán tạm ứng. Trường này cần được đánh dấu nếu có thanh toán toàn bộ hoặc một phần.
Là trả lại (giấy báo nợ): Đánh dấu vào đây nếu bạn đã trả lại Mặt hàng cho Nhà cung cấp.
Áp dụng Số tiền khấu trừ thuế: Nếu Nhà cung cấp được chọn đã được đặt Hạng mặt hàng khấu trừ thuế, hộp kiểm này sẽ được bật.

2.2 Trạng thái

Bản dự thảo: Bản nháp được lưu nhưng chưa được nộp lên hệ thống.
Trả lại: Các mặt hàng đã được trả lại cho Nhà cung cấp.
Giấy báo nợ đã được phát hành: Các mặt hàng đã được trả lại và Giấy báo nợ đã được phát hành đối với chứng từ.
Đã nộp: Chứng từ mua hàng đã được nộp lên hệ thống và sổ cái chung đã được cập nhật.
Đã thanh toán: Nhà cung cấp đã được thanh toán đầy đủ số tiền trên chứng từ và các bút toán thanh toán tương ứng đã được nộp.
Đã thanh toán một phần: Nhà cung cấp đã được thanh toán một phần số tiền trên chứng từ và các bút toán thanh toán tương ứng đã được nộp.
Chưa thanh toán: Chứng từ mua hàng vẫn chưa được thanh toán.
Quá hạn: Đã quá hạn thanh toán.
Đã hủy: Chứng từ đã bị hủy vì lý do nào đó.

3. Tính năng

3.1 Thứ nguyên kế toán

Thứ nguyên kế toán cho phép bạn gắn thẻ các giao dịch dựa trên Lãnh thổ, Chi nhánh, Khách hàng cụ thể. Điều này giúp xem báo cáo kế toán một cách riêng biệt dựa trên các tiêu chí đã chọn.

3.2 Giữ chứng từ

Đôi khi bạn có thể cần phải giữ lại chứng từ để không được nộp.

Giữ chứng từ: Bật hộp kiểm này để tạm giữ Chứng từ mua hàng. Điều này chỉ có thể được thực hiện trước khi nộp chứng từ. Khi ‘Giữ chứng từ’ được bật và Chứng từ mua hàng được nộp, trạng thái sẽ thay đổi thành ‘Tạm thời bị giữ’.

Sau khi chứng từ mua hàng đã được nộp và bạn muốn thay đổi ‘Ngày phát hành’, bạn có thể nhấp vào nút ‘Giữ chứng từ’ ở trên cùng bên phải.

Nếu bạn muốn giữ chứng từ mua hàng đã nộp, bạn có thể sử dụng tùy chọn ‘Tạo > Chặn chứng từ’. Nếu bạn muốn bỏ chặn, sử dụng tùy chọn ‘Tạo > Bỏ chặn chứng từ’.

3.3 Chi tiết chứng từ của nhà cung cấp

Số chứng từ nhà cung cấp: Nhà cung cấp có thể cung cấp số chứng từ của riêng mình. Đây là để tham khảo.
Ngày lập chứng từ của nhà cung cấp: Ngày mà Nhà cung cấp đặt/xác nhận đơn đặt hàng của bạn từ phía họ.

3.4 Địa chỉ và liên hệ

Địa chỉ nhà cung cấp: Đây là địa chỉ thanh toán của nhà cung cấp.
Người liên hệ: Nếu Nhà cung cấp là Công ty, người cần liên hệ sẽ được tìm nạp trong trường này nếu được đặt trong biểu mẫu Nhà cung cấp.
Địa chỉ giao hàng: Địa chỉ nơi hàng hóa sẽ được chuyển đến.

3.5 Bảng tiền tệ và giá

Bạn có thể đặt loại tiền tệ mà Chứng từ mua hàng sẽ được nộp. Trường này được lấy từ Đơn đặt hàng. Nếu bạn đã đặt Danh sách giá thì giá mặt hàng sẽ được lấy từ danh sách đó. Đánh dấu vào ‘Bỏ qua quy tắc giá’ sẽ bỏ qua Quy tắc giá được thiết lập ở:

Mua hàng > Mặt hàng và Giá > Quy tắc giá

3.6 Hợp đồng phụ hoặc ‘Cung cấp nguyên liệu thô’

Cài đặt tùy chọn ‘Cung cấp Nguyên liệu thô’ rất hữu ích cho hợp đồng thầu phụ nơi cung cấp nguyên liệu thô để sản xuất Mặt hàng.

3.7 Bảng mặt hàng

Quét mã vạch: Bạn có thể thêm mặt hàng vào bảng mặt hàng bằng cách quét mã vạch của chúng nếu bạn có máy quét mã vạch.
Mã mặt hàng, tên, mô tả, Hình ảnh và Nhà sản xuất sẽ được lấy từ thông tin mặt hàng.
Nhà sản xuất: Nếu Mặt hàng được sản xuất bởi một nhà sản xuất cụ thể, nó có thể được thêm vào đây. Trường này sẽ được tìm nạp nếu được đặt trong thông tin mặt hàng.
Số lượng và Đơn giá: Khi bạn chọn Mã mặt hàng, tên, mô tả và ĐVT của nó sẽ được tìm nạp. ‘Hệ số chuyển đổi ĐVT’ được đặt là 1 theo mặc định, bạn có thể thay đổi nó tùy thuộc vào ĐVT nhận được từ người bán.
‘Đơn giá niêm yết’ sẽ được tìm nạp nếu Bảng giá Mua tiêu chuẩn được đặt. ‘Đơn giá mua hàng lần cuối’ hiển thị đơn giá của mặt hàng từ Đơn đặt hàng cuối cùng của bạn. Đơn giá được tìm nạp nếu đã đặt trong thông tin mặt hàng. Bạn có thể đính kèm Mẫu thuế mặt hàng để áp dụng thuế suất cụ thể cho mặt hàng này.
Trọng lượng mặt hàng sẽ được tìm nạp nếu được đặt trong thông tin mặt hàng, nếu không có hãy nhập thủ công.
Giảm giá theo Bảng giá: Bạn có thể áp dụng giảm giá cho từng Mặt hàng riêng lẻ theo tỷ lệ phần trăm hoặc trên tổng số tiền của Mặt hàng.
Chi tiết kế toán: Tài khoản chi phí có thể được thay đổi tại đây nếu bạn muốn.
Chi phí hoãn lại: Nếu chi phí cho mặt hàng này sẽ được lập chứng từ theo từng phần trong những tháng tới, đánh dấu vào ‘Cho phép chi phí hoãn lại’.
Cho phép giá vốn bằng 0: Việc đánh dấu vào ‘Cho phép giá vốn bằng 0’ sẽ cho phép nộp Chứng từ Mua hàng ngay cả khi giá vốn của Mặt hàng là 0. Đây có thể là một mặt hàng mẫu hoặc thỏa thuận với Nhà cung cấp của bạn.
Định mức nguyên vật liệu: Nếu có Định mức nguyên vật liệu được tạo cho Mặt hàng, nó sẽ được tìm nạp tại đây. Điều này rất hữu ích cho tham khảo khi ký hợp đồng thầu phụ.
Mẫu thuế mặt hàng: Bạn có thể đặt Mẫu thuế mặt hàng để áp dụng số tiền thuế cụ thể cho Mặt hàng này.
Ngắt trang sẽ tạo ngắt trang ngay trước mặt hàng này khi in.
Cập nhật tồn kho: Hộp kiểm Cập nhật tồn kho phải được chọn nếu bạn muốn ERP tự động cập nhật hàng tồn kho của bạn. Theo đó, sẽ không cần có Phiếu giao hàng.

3.8 Thuế và phí

Thuế và Phí sẽ được lấy từ Đơn đặt hàng hoặc Biên nhận mua hàng. Tổng số thuế và phí sẽ được hiển thị bên dưới bảng. Bạn nên kiểm tra tính chính xác của tất cả các khoản thuế trong bảng Thuế và Phí.

Quy tắc vận chuyển

Quy tắc vận chuyển giúp đặt chi phí vận chuyển một mặt hàng. Chi phí thường sẽ tăng theo khoảng cách vận chuyển.

3.9 Giảm giá bổ sung

Bất kỳ khoản giảm giá bổ sung nào cho toàn bộ Chứng từ đều có thể được đặt trong phần này. Khoản giảm giá này có thể dựa trên Tổng cộng tức là sau thuế/phí hoặc Tổng ròng tức là trước thuế/phí. Khoản giảm giá bổ sung có thể được áp dụng theo tỷ lệ phần trăm hoặc số tiền.

3.10 Thanh toán tạm ứng

Đối với những Mặt hàng có giá trị cao, người bán có thể yêu cầu thanh toán tạm ứng trước khi xử lý đơn hàng. Nút Tìm tạm ứng đã thanh toán sẽ mở ra một popup từ đó bạn có thể tìm nạp các đơn đặt hàng đã thực hiện thanh toán tạm ứng.

3.11 Điều khoản thanh toán

Việc thanh toán chứng từ có thể được thực hiện theo từng phần tùy thuộc vào thỏa thuận của bạn với Nhà cung cấp. Trường này được tìm nạp nếu được đặt trong Đơn đặt hàng.

3.12 Xóa sổ

Việc xóa sổ xảy ra khi Khách hàng thanh toán số tiền ít hơn số tiền trên chứng từ. Đây có thể là một sự khác biệt nhỏ như 0,50. Qua nhiều đơn đặt hàng, con số này có thể cộng lại thành một con số lớn. Để hạch toán chính xác, số tiền chênh lệch này được ‘xóa sổ’.

3.13 Điều khoản và Điều kiện

Trong các giao dịch Mua/Bán có thể có một số Điều khoản và Điều kiện nhất định mà dựa vào đó Nhà cung cấp sẽ cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ cho Khách hàng. Bạn có thể áp dụng Điều khoản và Điều kiện cho các giao dịch và chúng sẽ xuất hiện khi in tài liệu.

3.14 Cài đặt in

Tiêu đề trang

Bạn có thể in Chứng từ mua hàng trên tiêu đề trang của Công ty bạn.

‘Nhóm các mặt hàng giống nhau’ sẽ nhóm các mặt hàng giống nhau được thêm nhiều lần. Điều này sẽ được nhìn thấy khi in.

Tiêu đề in

Tiêu đề chứng từ mua hàng cũng có thể được thay đổi khi in tài liệu. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách chọn Tiêu đề in.

3.15 Thông tin thêm

Là bút toán đầu kỳ: Nếu đây là bút toán đầu kỳ có ảnh hưởng đến tài khoản của bạn, hãy chọn ‘Có’. Tức là nếu bạn đang di chuyển từ một phần mềm khác sang ERP vào giữa năm tài chính, bạn có thể muốn sử dụng bút toán đầu kỳ để cập nhật số dư tài khoản trong ERP.
Ghi chú: Mọi ghi chú bổ sung về Chứng từ mua hàng có thể được thêm vào đây.

3.16 Sau khi nộp

Sau khi nộp Chứng từ mua hàng, các tài liệu sau có thể được tạo dựa trên chứng từ đó:

Bút toán nhật ký
Bút toán thanh toán
Đề nghị thanh toán
Chứng tù chi phí hạ cánh
Tài sản

4. Thông tin thêm

4.1 Tác động kế toán

Tương tự như Chứng từ bán hàng, trong Chứng từ mua hàng bạn phải nhập tài khoản Chi phí hoặc Tài sản cho mỗi hàng trong bảng Mặt hàng của mình. Điều này giúp cho biết mặt hàng là Tài sản hay Chi phí. Bạn cũng có thể thay đổi Trung tâm chi phí. Những thông tin này cũng có thể được đặt trong thông tin mặt hàng. Trung tâm chi phí có thể được đặt ở cấp độ Công ty.

Chứng từ mua hàng sẽ ảnh hưởng đến tài khoản của bạn như sau:

Ghi nợ:
- Tài khoản Chi phí hoặc Tài sản (tổng ròng, không bao gồm thuế)
- Tài khoản Thuế
Ghi có:
- Tài khoản Nhà cung cấp

4.2 Kế toán khi đã được thanh toán

Nếu Đã thanh toán được chọn, ERP sẽ thực hiện các bút toán sau:

Ghi nợ:
- Tài khoản Nhà cung cấp
Ghi có:
- Tài khoản ngân hàng/tiền mặt

Để xem các bút toán trong Chứng từ mua hàng của bạn sau khi “Nộp”, hãy nhấp vào “Xem sổ cái”.

4.3 Mua hàng là “Chi phí” hay “Tài sản”?

Nếu Mặt hàng được tiêu thụ ngay khi mua hoặc nếu đó là một dịch vụ thì giao dịch mua đó sẽ trở thành “Chi phí”. Ví dụ: chứng từ điện thoại là một “Chi phí” - nó đã được tiêu dùng.

Đối với các Mặt hàng tồn kho có giá trị, những giao dịch mua này chưa phải là “Chi phí”, vì chúng vẫn có giá trị khi vẫn còn trong kho của bạn. Chúng là “Tài sản”. Nếu là nguyên liệu thô (được sử dụng trong một quy trình) thì chúng sẽ trở thành “Chi phí” ngay khi chúng được tiêu thụ trong quy trình đó. Nếu chúng được bán cho Khách hàng, chúng sẽ trở thành “Chi phí” khi bạn giao chúng cho Khách hàng.

4.4 Khấu trừ thuế tại nguồn

Ở nhiều quốc gia, luật pháp có thể yêu cầu bạn khấu trừ thuế khi thanh toán cho nhà cung cấp của mình. Các loại thuế này có thể được dựa trên tỷ lệ tiêu chuẩn. Theo các quy định này, thông thường nếu Nhà cung cấp vượt qua một ngưỡng thanh toán nhất định và nếu loại sản phẩm đó phải chịu thuế, bạn có thể phải khấu trừ một số thuế (mà bạn thay mặt Nhà cung cấp nộp lại cho cơ quan thuế của mình).

Để thực hiện việc này, bạn sẽ phải tạo một Tài khoản thuế mới thuộc loại “Nợ thuế” hoặc tương tự và ghi có vào Tài khoản này theo phần trăm mà bạn buộc phải khấu trừ trên mỗi giao dịch.

4.5 Giữ thanh toán cho chứng từ mua hàng

Có hai cách để tạm giữ chứng từ mua hàng:

Giữ theo ngày
Giữ cố định

Giữ cố định

Giữ cố định giữ chứng từ mua hàng vô thời hạn. Để thực hiện, trong phần “Giữ chứng từ” của biểu mẫu chứng từ mua hàng, bạn chỉ cần chọn hộp kiểm “Giữ chứng từ”. Trong trường “Lý do tạm dừng”, nhập giải thích lý do tại sao chứng từ bị tạm dừng.

Nếu bạn cần giữ chứng từ đã nộp, nhấp vào nút “Tạo” và chọn “Chặn chứng từ”. Ngoài ra, hãy thêm giải thích lý do tại sao chứng từ phải được giữ lại trong hộp thoại bật lên và nhấp vào “Lưu”.

Giữ theo ngày

Giữ theo ngày giữ chứng từ mua hàng cho đến một ngày được chỉ định. Để thực hiện, trong phần “Giữ chứng từ” của biểu mẫu chứng từ mua hàng, chọn hộp kiểm “Giữ chứng từ”. Tiếp theo, nhập Ngày phát hành vào hộp thoại bật lên và nhấp vào “Lưu”. Ngày phát hành là ngày hết hạn giữ.

Sau khi chứng từ đã được lưu, bạn có thể thay đổi ngày phát hành bằng cách nhấp vào nút thả xuống “Giữ chứng từ” và sau đó “Thay đổi ngày phát hành”.