Bút toán thanh toán

Bút toán thanh toán là một bản ghi cho biết rằng thanh toán đã được thực hiện cho một chứng từ.

Việc nhập thanh toán có thể được thực hiện đối với các giao dịch sau.

Chứng từ bán hàng
Chứng từ mua hàng
Đơn bán hàng (Thanh toán trước)
Đơn đặt hàng (Thanh toán trước)
Yêu cầu bồi thường chi phí
Chuyển nội bộ

Trong ERP, có hai cách để người dùng ghi các khoản thanh toán:

Bút toán thanh toán (mặc định)
Bút toán nhật ký

Để truy cập danh sách Bút toán thanh toán, vào:

Kế toán > Khoản phải thu/phải trả > Bút toán thanh toán

1. Điều kiện tiên quyết

Bút toán thanh toán có thể được tạo trực tiếp sau đó liên kết với đơn đặt hàng/chứng từ sau. Trước khi tạo và sử dụng Bút toán thanh toán, trước tiên bạn nên tạo các tài liệu sau:

Khách hàng
Nhà cung cấp
Tài khoản ngân hàng

Nếu bạn theo Chu kỳ Bán hàng/Mua hàng, bạn cần:

Đơn bán hàng (Thanh toán trước)
Đơn đặt hàng (Thanh toán trước)
Chứng từ bán hàng
Chứng từ mua hàng

Cài đặt:

Hệ thống tài khoản
Công ty (đối với tài khoản mặc định)

2. Cách tạo Bút toán thanh toán

Khi nộp tài liệu để thực hiện Bút toán thanh toán, bạn sẽ thấy tùy chọn Thanh toán bên dưới nút Tạo.

Thay đổi ngày ghi sổ.
Loại thanh toán sẽ được đặt dựa trên giao dịch bạn thực hiện. Các loại là ‘Nhận’, ‘Thanh toán’ và ‘Chuyển nội bộ’.
Loại Đối tác, Đối tác, Tên Đối tác sẽ được tìm nạp tự động.
Tài khoản được thanh toán tới và tài khoản được thanh toán từ sẽ được tìm nạp như đã thiết lập trong biểu mẫu Công ty.
Số tiền đã thanh toán sẽ được lấy từ Chứng từ.
Lưu và nộp.

2.1 Tạo thanh toán thủ công

Bút toán thanh toán được tạo thủ công sẽ không có đơn hàng/chứng từ nào được liên kết với nó. Các khoản thanh toán được thực hiện thế này sẽ được ghi lại trong tài khoản của Khách hàng/Nhà cung cấp và có thể được đối chiếu sau bằng cách sử dụng Công cụ đối chiếu thanh toán.

Đi tới danh sách Bút toán thanh toán và nhấp vào Tạo mới.
Chọn Loại đối tác và Khách hàng/Nhà cung cấp tương ứng.
Chọn Tài khoản ngân hàng/Tài khoản tiền mặt được thanh toán đến và thanh toán từ.
Nhập số tiền đã thanh toán.
Lưu và nộp.

3. Tính năng

3.1 Cài đặt phương thức thanh toán

Phương thức thanh toán: nhập thông tin này giúp phân loại Bút toán thanh toán dựa trên phương thức thanh toán được sử dụng. Các phương thức thanh toán có thể là Ngân hàng, Tiền mặt, Chuyển khoản, v.v.

3.2 Thanh toán từ/đến

Loại đối tác: là Khách hàng, Nhà cung cấp, Nhân viên, Cổ đông, Sinh viên hay Thành viên NGO.
Đối tác: đối tác cụ thể mà Bút toán thanh toán được thực hiện.
Tên đối tác: tên này được lấy tự động.
Tài khoản ngân hàng của công ty: Tài khoản ngân hàng của công ty bạn.
Tài khoản ngân hàng của đối tác: Tài khoản ngân hàng của đối tác.
Liên hệ: Nếu đối tác là tổ chức thì Người liên hệ có thể được lưu tại đây.

3.3 Tài khoản

Số dư của đối tác: Tổng số tiền phải thu hoặc phải trả từ Khách hàng hoặc Nhà cung cấp của Chứng từ đặt trong Bút toán thanh toán. Số tiền đã thanh toán sẽ dương và nếu thanh toán trước được thực hiện, chúng sẽ âm.
Tài khoản được thanh toán từ: Tài khoản mà số tiền sẽ được khấu trừ khi bút toán được nộp.
Tài khoản được thanh toán đến: Tài khoản mà số tiền sẽ được thêm vào khi bút toán được nộp.
Tiền tệ tài khoản: Tiền tệ của các tài khoản này sẽ được tìm nạp như đã đặt trong Tài khoản và không thể chỉnh sửa tại đây.
Số dư tài khoản: Tổng số dư từ tất cả chứng từ của các tài khoản đã chọn.
Số tiền đã thanh toán: Tổng số tiền đã thanh toán cho Bút toán thanh toán hiện tại được hiển thị trong trường này.

3.4 Tài liệu tham khảo

Truy xuất chứng từ chưa thanh toán

Điều này có thể được sử dụng để thực hiện thanh toán cho nhiều Chứng từ bán hàng bằng cách sử dụng một Bút toán thanh toán. Khi tạo Bút toán thanh toán mới, nhấp vào nút Tìm chứng từ chưa thanh toán hoặc nút Tìm đơn hàng chưa thanh toán, tất cả các Chứng từ chưa thanh toán và Đơn hàng đang mở tương ứng sẽ được tìm nạp. Bạn cần nhập ‘Số tiền đã thanh toán’ để thấy nút này. Từ đây có thể chọn phạm vi ngày và chứng từ cần tìm nạp.

Nếu Đối tác chưa thanh toán đầy đủ, hãy nhập số tiền đã thanh toán vào trường ‘Đã phân bổ’.

Nếu tạo Bút toán thanh toán cho Khách hàng, Số tiền thanh toán sẽ được phân bổ theo Chứng từ bán hàng. Tương tự, khi tạo Bút toán thanh toán cho Nhà cung cấp, Số tiền thanh toán sẽ được phân bổ theo Chứng từ mua hàng.

Bảng tham chiếu thanh toán

Loại: Thanh toán được thực hiện theo Đơn bán hàng, Chứng từ bán hàng hay Bút toán Nhật ký.
Tên: ID giao dịch cụ thể được tìm nạp/chọn ở đây.
Tổng số tiền: Tổng số tiền của một Chứng từ/Bút toán Nhật ký trong hàng.
Còn nợ: Số tiền phải thu/phải trả của chứng từ này.
Phân bổ: Nếu Số tiền đã thanh toán nhỏ hơn số tiền trên chứng từ thì chỉ số tiền đã thanh toán được phân bổ cho (các) chứng từ được nạp trong Bút toán thanh toán. Việc thanh toán có thể được thực hiện theo từng phần, ví dụ: nếu có ba chứng từ với số tiền 20, 20, 20, Số tiền đã trả là 60 thì Số tiền đã trả này sẽ được chia đều.

Số tiền chưa được phân bổ là gì?

Khi Bút toán thanh toán được thực hiện trong ERP và Số tiền đã thanh toán lớn hơn tổng số tiền trong chứng từ, nó sẽ được lưu trong tài khoản của Khách hàng/Nhà cung cấp. Do đó, số tiền này hiện là ‘Chưa được phân bổ’. Số tiền chưa phân bổ có thể được sử dụng cho các chứng từ trong tương lai.

Ví dụ: bạn tạo Chứng từ bán hàng có tổng trị giá là 1.000 và Khách hàng đã thanh toán 1.500. Khi một chứng từ khác được tạo cho Khách hàng này trong tương lai với số tiền 1.000, thì 500 đã thanh toán trước đó có thể được sử dụng.

3.5 Khoản khấu trừ hoặc thất thoát

Khi Bút toán thanh toán được tạo dựa trên chứng từ, có thể có một số khác biệt giữa Số tiền đã thanh toán thực tế và số tiền chưa thanh toán của chứng từ. Sự khác biệt này có thể là do lỗi làm tròn hoặc thay đổi trong tỷ giá hối đoái. Bạn có thể thiết lập một Tài khoản tại đây để ghi nhận số tiền chênh lệch này.

Khoản lỗ/khoản khấu trừ có thể được xóa bỏ. Hãy xem một ví dụ ở đây trong đó số tiền đã thanh toán là 25 nhưng số tiền được phân bổ là 30 vì 30 là số tiền cần thu theo chứng từ. ‘Số tiền chênh lệch’ sẽ là 5 trong trường hợp này. Số tiền chênh lệch này có thể xảy ra do giảm giá hoặc quy đổi tiền. Số tiền chênh lệch cần phải bằng 0 để nộp Bút toán thanh toán. Điều này có thể được điều chỉnh bằng cách sử dụng nút Tạo bút toán điều chỉnh. Số tiền sẽ được điều chỉnh trong tài khoản Xóa sổ.

3.6 Xóa sổ

Việc xóa sổ xảy ra khi số tiền đã thanh toán ít hơn số tiền được phân bổ. Tức là số tiền còn lại được coi là bị mất trong các khoản phí linh tinh hoặc số tiền đó sẽ không được thanh toán. Đây được coi là sự thất thoát.

3.7 Sau khi Nộp

Lưu và nộp bút toán thanh toán. Khi nộp, số dư sẽ được cập nhật trong Chứng từ.

Nếu bút toán thanh toán được tạo dựa trên Đơn bán hàng hoặc Đơn đặt hàng, trường ‘Trả trước’ sẽ được cập nhật. Khi tạo Chứng từ cho các giao dịch đó, Bút toán thanh toán sẽ được tự động cập nhật trong Chứng từ đó để bạn có thể phân bổ số tiền chứng từ cho bút toán thanh toán tạm ứng.

Đối với thanh toán đến, tài khoản ghi sổ sẽ được thực hiện như sau.

Nợ: Tài khoản ngân hàng hoặc tiền mặt
Có: Tài khoản Khách hàng (Người nợ)

Đối với thanh toán đi:

Nợ: Tài khoản Nhà cung cấp (Chủ nợ)
Có: Tài khoản ngân hàng hoặc tiền mặt

4. Các trường hợp khác

4.1 Bút toán thanh toán đa tiền tệ

Nếu bạn muốn duy trì tài khoản phải thu/phải trả bằng ngoại tệ, hãy tạo tài khoản bằng ngoại tệ (khác với tiền tệ của Công ty) và liên kết nó trong tài khoản đối tác.

ERP cho phép bạn duy trì tài khoản và lập chứng từ bằng nhiều loại tiền tệ. Nếu chứng từ được lập bằng loại tiền của đối tác, Tỷ giá hối đoái giữa loại tiền tệ của Công ty và loại tiền tệ của đối tác cũng được nhập vào chứng từ.

Khi tạo Bút toán thanh toán dựa trên chứng từ đó, tỷ giá hối đoái hiện tại sẽ được tìm nạp nhưng bạn có thể đặt Tỷ giá hối đoái tại thời điểm thanh toán.

Nhấp vào nút Đặt lãi/lỗ trao đổi để tự động thêm một hàng để xóa sổ số tiền chênh lệch. Vì Tỷ giá hối đoái luôn biến động nên điều này có thể dẫn đến sự khác biệt về số tiền thanh toán so với tổng chứng từ. Số tiền chênh lệch này có thể được ghi nhận trong Số tiền lãi/lỗ chênh lệch tỷ giá hối đoái.

Thanh toán cũng có thể được thực hiện độc lập với chứng từ bằng cách tạo Bút toán thanh toán mới.

4.2 Chuyển khoản nội bộ

Chuyển khoản nội bộ được sử dụng trong trường hợp tiền được chuyển giữa các tài khoản của cùng một Công ty. Ví dụ: nếu một khách hàng từ Hoa Kỳ sử dụng PayPal, việc chuyển tiền từ PayPal sang tài khoản ngân hàng có thể được coi là Chuyển khoản nội bộ.

Các chuyển khoản nội bộ sau có thể được quản lý từ Bút toán thanh toán.

Ngân hàng - Tiền mặt
Ngân hàng - Ngân hàng
Tiền mặt - Tiền mặt
Tiền mặt - Ngân hàng

4.3 Quản lý các kịch bản thanh toán khác nhau

Đối với chứng từ chưa thanh toán, số tiền chưa thanh toán = tổng cộng. Khi tạo Bút toán thanh toán, giá trị của số tiền chưa thanh toán sẽ giảm.

Trong hầu hết các trường hợp, ngoài hoạt động bán lẻ việc lập chứng từ và thanh toán là các hoạt động riêng biệt. Có một số kịch bản trong đó các khoản thanh toán này được thực hiện. Những trường hợp này áp dụng cho cả Bán hàng và Mua hàng.

Họ có thể trả trước (trước 100%).
Sau khi gửi hàng. Hoặc khi giao hàng hoặc trong vòng một vài ngày kể từ ngày giao hàng.
Một phần trước và một phần tại hoặc sau khi giao hàng.
Các khoản thanh toán có thể được thực hiện cùng nhau cho một loạt chứng từ.
Các khoản tạm ứng có thể được đưa ra cùng nhau cho một loạt chứng từ (và có thể được chia thành nhiều chứng từ).

ERP cho phép bạn quản lý tất cả các tình huống này. Tất cả các bút toán kế toán (sổ cái chung) có thể được thực hiện cho Chứng từ bán hàng, Chứng từ mua hàng hoặc Bút toán thanh toán của khoản thanh toán tạm ứng (trong trường hợp đặc biệt, chứng từ cũng có thể được lập thông qua Chứng từ bán hàng).

Tổng số dư trên một chứng từ là tổng của tất cả các bút toán kế toán được thực hiện “đối ứng (hoặc liên quan) chứng từ đó. Bằng cách này, bạn có thể kết hợp hoặc chia nhỏ các khoản thanh toán trong Bút toán thanh toán để quản lý các tình huống.

4.4 Khác biệt giữa Bút toán thanh toán và Bút toán nhật ký

Việc sử dụng Bút toán nhật ký đòi hỏi phải hiểu rõ Tài khoản nào sẽ được Ghi nợ hoặc Ghi có. Trong Bút toán thanh toán, nó được quản lý bởi hệ thống, do đó đơn giản cho người dùng hơn.
Bút toán thanh toán hiệu quả hơn trong việc quản lý thanh toán bằng ngoại tệ.
Séc có thể được in từ Bút toán thanh toán bằng Định dạng in séc.
Bút toán nhật ký vẫn có thể được sử dụng cho:
- Cập nhật số dư đầu kỳ trong Tài khoản.
- Bút toán khấu hao tài sản cố định.
- Để điều chỉnh Giấy báo Có đối với Chứng từ Bán hàng và Giấy báo Nợ đối với Chứng từ Mua hàng, trong trường hợp không có khoản thanh toán nào xảy ra.