Bút toán nhật ký
Bút toán nhật ký là một mục được thực hiện trong sổ cái chung và nó chỉ ra các tài khoản bị ảnh hưởng.
Bút toán nhật ký được sử dụng để nhập chi phí, ghi sổ đầu kỳ, ghi sổ đối chiếu, thanh toán ngân hàng, giao dịch Bán hàng/Mua hàng và nhiều giao dịch khác.
Để truy cập danh sách bút toán nhật ký, vào:
Kế toán > Sổ cái chung > Bút toán Nhật ký
1. Cách tạo Bút toán nhật ký
- Đi tới danh sách Bút toán nhật ký, nhấp vào Tạo mới.
- Loại bút toán mặc định sẽ là ‘Bút toán nhật ký’. Đây là một loại bút toán mục đích chung.
- Bạn có thể thay đổi Ngày ghi sổ.
- Nhập Tài khoản mà số tiền được ghi nợ.
- Các chi tiết trên cũng có thể được thêm từ Mẫu Bút toán nhật ký bằng trường ‘Từ Mẫu’.
- Chọn Loại đối tác và Đối tác nếu đó là bút toán Bên nợ.
- Thêm một hàng nơi số tiền sẽ được ghi có.
- Lưu ý rằng, tổng số tiền ghi nợ và ghi có sẽ bằng nhau.
- Lưu và nộp.
Sổ tài chính: Bạn có thể đăng bút toán này vào một Sổ tài chính cụ thể. Khi để trống trường này, Bút toán nhật ký này sẽ hiển thị trong tất cả các Sổ tài chính. Trường này sẽ chỉ hiển thị nếu ‘Bật Sổ Tài chính’ trong phần Mặc định Tài sản Cố định của thiết lập Công ty.
1.1 Nhập nhanh
Khi tạo Bút toán nhật ký, bạn có thể nhìn thấy nút Nhập nhanh ở trên cùng bên phải. Điều này làm cho việc tạo Bút toán nhật ký dễ dàng hơn một chút. Nhập số tiền, chọn tài khoản và thêm nội dung. Thao tác này sẽ ghi vào bảng ‘Bút toán kế toán’ các chi tiết đã nhập.
2. Tính năng
2.1 Bút toán kế toán
- Thứ nguyên kế toán: Dự án hoặc Trung tâm chi phí có thể được liên kết tại đây để theo dõi chi phí một cách riêng biệt.
- Số tài khoản ngân hàng: Nếu bạn đã thêm Tài khoản ngân hàng, số tài khoản ngân hàng được liên kết sẽ được tìm nạp.
- Loại tham chiếu: Nếu bút toán kế toán này được liên kết với một giao dịch khác, nó có thể được tham chiếu tại đây. Chọn Loại tham chiếu và chọn tài liệu cụ thể. Ví dụ: nếu bạn đang tạo Bút toán nhật ký dựa trên Chứng từ bán hàng cụ thể. Liên kết Bút toán nhật ký này với chứng từ đó. Số tiền “chưa thanh toán” của chứng từ đó sẽ bị ảnh hưởng.
Dưới đây là các tài liệu có thể được chọn trong Loại tham chiếu:
- Chứng từ bán hàng
- Chứng từ mua hàng
- Bút toán nhật ký
- Đơn bán hàng
- Đơn đặt hàng
- Yêu cầu bồi thường chi phí
- Tài sản
- Khoản vay
- Bút toán lương
- Tạm ứng nhân viên
- Đánh giá lại tỷ giá hối đoái
- Chiết khấu chứng từ
- Là Trả trước: Nếu đây là khoản thanh toán tạm ứng của Khách hàng, hãy đặt tùy chọn này thành ‘Có’. Điều này hữu ích khi bạn đã liên kết biểu mẫu ‘Loại tham chiếu’ với Bút toán nhật ký này. Việc chọn “Có” sẽ liên kết Bút toán nhật ký này với giao dịch được chọn trong trường ‘Tên tham chiếu’.
- Ghi chú của người dùng: Bất kỳ lưu ý bổ sung nào về bút toán đều có thể được thêm vào trường này.
2.2 Đảo ngược Bút toán nhật ký
Trong bất kỳ Bút toán nhật ký đã nộp nào đều có một nút chuyên dụng để đảo ngược Bút toán nhật ký. Khi nhấp vào nút ‘Đảo ngược Bút toán nhật ký’, hệ thống sẽ tạo một Bút toán nhật ký mới bằng cách đảo ngược số tiền ghi nợ và ghi có đối với các tài khoản tương ứng.
2.3 Bút toán chênh lệch
“Chênh lệch” là số chênh lệch còn lại sau khi cộng tất cả số tiền ghi nợ và ghi có.
Theo hệ thống kế toán kép, tổng số nợ phải bằng tổng số có.
Giá trị này sẽ bằng 0 nếu Bút toán nhật ký được “Nộp”. Nếu con số này không bằng 0, bạn có thể nhấp vào “Tạo Bút toán chênh lệch” và hệ thống sẽ tự động thêm một hàng mới với số tiền cần thiết để tổng số bằng 0. Chọn tài khoản để ghi nợ/ghi có và tiếp tục.
2.4 Tham chiếu
Số tham chiếu có thể được nhập thủ công và có thể đặt Ngày tham chiếu. Khi nhập Số tham chiếu ở đây, bạn sẽ thấy nó hiển thị ở ‘Ghi chú’.
Trong phần Tham chiếu, các trường sau có thể được nhập thủ công nếu chứng từ được ghi ngoại tuyến chứ không phải trong ERP:
- Số chứng từ
- Ngày thanh toán
- Ngày đáo hạn
2.5 Bút toán đa tiền tệ
Nếu các tài khoản có các loại tiền tệ khác nhau, đánh dấu vào hộp ‘Đa tiền tệ’. Nếu hộp này không được bật, bạn sẽ không thể chọn bất kỳ ngoại tệ nào trong Bút toán nhật ký. Điều này sẽ hiển thị các loại tiền tệ khác nhau và tìm nạp ‘Tỷ giá hối đoái’.
2.6 Mẫu bút toán nhật ký
Trường Từ mẫu: chọn một tùy chọn trong trường này sẽ tải chi tiết từ Mẫu Bút toán nhật ký.
Các chi tiết sau sẽ được điền vào:
- Loại bút toán
- Công ty
- Số sê-ri
- Các tài khoản trong bút toán kế toán
- Là đầu kỳ
2.7 Cài đặt in
Thanh toán cho / Nhận từ: Tên được nhập ở đây sẽ hiển thị trong Chứng từ bán hàng. Điều này rất hữu ích khi in séc. Chuyển đến chế độ xem bản in trong Bút toán nhật ký và chọn ‘Định dạng in séc’.
Tiêu đề thư
Bạn có thể in Bút toán nhật ký của mình với tiêu đề thư của công ty.
Tiêu đề in
Các bút toán nhật ký cũng có thể được đặt tiêu đề khác nhau cho mục đích in ấn. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách chọn Tiêu đề in.
2.7 Thông tin thêm
- Phương thức thanh toán: việc thanh toán được thực hiện bằng Chuyển khoản ngân hàng, Hối phiếu ngân hàng, Thẻ tín dụng, Séc hay Tiền mặt. Các phương thức thanh toán mới cũng có thể được tạo. Nếu Tài khoản ngân hàng được đặt ở Phương thức thanh toán, tài khoản đó sẽ được nạp tại đây khi Phương thức thanh toán được chọn.
- Là đầu kỳ: Nếu Bút toán nhật ký thuộc loại ‘Bút toán đầu kỳ’ thì trường này sẽ được đặt thành ‘Có’.
- Từ Mẫu: Khi một mẫu được chọn, bảng ‘Bút toán kế toán’ sẽ được làm trống trước khi tải các tài khoản từ mẫu. Bạn có thể thêm nhiều bút toán sau đó.
3. Các loại Bút toán nhật ký
3.1 Bút toán Nhật ký
Đây là loại bút toán chung có thể được sử dụng cho các mục đích khác nhau. Hãy xem một vài ví dụ.
Chi phí (không tích lũy)
Nhiều khi không cần thiết phải tích lũy một khoản chi phí nhưng nó có thể được ghi trực tiếp vào Tài khoản chi phí khi thanh toán. Ví dụ: trợ cấp đi lại hoặc chứng từ điện thoại. Bạn có thể ghi nợ trực tiếp Chi phí Điện thoại và ghi có vào Ngân hàng của bạn khi thanh toán.
- Nợ: Tài khoản chi phí (như chi phí điện thoại).
- Có: Tài khoản ngân hàng hoặc tiền mặt.
Ghi có tiền lương
Để ghi có vào lương của nhân viên, loại ‘Bút toán nhật ký’ được sử dụng. Trong trường hợp này,
- Nợ: Thành phần tiền lương.
- Có: Tài khoản ngân hàng.
3.2 Bút toán nhật ký liên công ty
Nếu một giao dịch xảy ra giữa công ty mẹ và công ty con, hoặc các công ty chị em, hoặc hai công ty thuộc cùng một tập đoàn, thì tùy chọn này có thể được sử dụng để thực hiện bút toán nhật ký liên công ty.
3.3 Bút toán ngân hàng
Sử dụng loại này khi thực hiện hoặc nhận thanh toán bằng Tài khoản ngân hàng. Ví dụ: thanh toán phí vận chuyển bằng tài khoản ngân hàng của Công ty.
3.4 Bút toán tiền mặt
Giống như ‘Bút toán ngân hàng’ nhưng thanh toán được thực hiện qua Tài khoản tiền mặt.
3.5 Bút toán thẻ tín dụng
Đây là một loại bút toán để dễ dàng xác định tất cả các bút toán thẻ tín dụng.
3.6 Giấy báo nợ
Đây là văn bản được khách hàng (Công ty của bạn) gửi đến nhà cung cấp (Nhà cung cấp của bạn) khi trả lại hàng hóa/vật phẩm.
Bạn cũng có thể tạo Giấy báo nợ trực tiếp từ Chứng từ Mua hàng.
“Giấy báo nợ” được lập cho Nhà cung cấp dựa trên Chứng từ mua hàng hoặc được chấp nhận làm giấy báo có từ Nhà cung cấp khi công ty trả lại hàng. Khi Giấy báo nợ được lập, Công ty có thể nhận khoản thanh toán từ Nhà cung cấp hoặc điều chỉnh số tiền trong chứng từ khác.
- Nợ: Tài khoản nhà cung cấp.
- Có: Tài khoản mua hàng trả lại.
3.7 Giấy báo có
Đây là văn bản được nhà cung cấp gửi tới khách hàng khi trả lại hàng hóa/vật phẩm.
“Giấy báo có” được lập cho Khách hàng đối với Chứng từ bán hàng khi công ty cần điều chỉnh khoản thanh toán cho hàng hóa bị trả lại. Khi Giấy báo có được lập, người bán có thể thanh toán cho khách hàng hoặc điều chỉnh số tiền trong chứng từ khác.
- Nợ: Tài khoản bán hàng trả lại.
- Có: Tài khoản khách hàng.
3.8 Bút toán đối ứng
Bút toán đối ứng được ghi khi giao dịch được ghi trong cùng một Công ty thuộc các loại:
- Tiền mặt thành tiền mặt
- Ngân hàng đến ngân hàng
- Tiền mặt gửi ngân hàng
- Ngân hàng thành tiền mặt
Điều này được sử dụng để ghi lại việc rút hoặc gửi tiền từ Tài khoản Ngân hàng. Khi bút toán này được sử dụng, tiền sẽ không rời khỏi công ty trừ khi nó được sử dụng lại để thanh toán cho một thứ gì đó.
3.9 Bút toán thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có)
Khi Công ty mua hàng hóa từ Nhà cung cấp, công ty sẽ phải trả thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có) đối với những hàng hóa này cho Nhà cung cấp. Và khi một công ty bán những hàng hóa này cho Khách hàng thì công ty đó sẽ nhận được thuế tiêu thụ đặc biệt. Công ty sẽ khấu trừ thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp và gửi số dư tại tài khoản cơ quan thuế.
Khi Công ty mua hàng có thuế tiêu thụ đặc biệt:
- Nợ: Tài khoản mua hàng, tài khoản thuế tiêu thụ đặc biệt.
- Có: Tài khoản nhà cung cấp.
Trường hợp Công ty bán hàng có thuế tiêu thụ đặc biệt:
- Nợ: Tài khoản khách hàng.
- Có: Tài khoản bán hàng, Tài khoản thuế tiêu thụ đặc biệt.
3.10 Xóa nợ hoặc Nợ khó đòi
Nếu bạn đang xóa Chứng từ dưới dạng nợ khó đòi, bạn có thể tạo Phiếu ghi nhật ký tương tự như Thanh toán, ngoại trừ thay vì ghi nợ Ngân hàng của mình, bạn có thể ghi nợ Tài khoản chi phí được gọi là Nợ xấu.
- Nợ: Tài khoản Nợ xấu đã xóa
- Có: Tài khoản Khách hàng
3.11 Bút toán đầu kỳ
Bút toán này hữu ích khi chuyển từ một phần mềm khác sang ERP vào bất kỳ thời điểm nào trong năm. Các chứng từ, vốn chủ sở hữu chưa thanh toán của bạn có thể được nhập vào ERP bằng cách sử dụng loại bút toán này.
3.12 Khấu hao
Khấu hao là khi bạn ghi lại giá trị nhất định của tài sản như một khoản chi phí. Ví dụ: nếu bạn có một chiếc máy tính mà bạn sẽ sử dụng trong 5 năm, bạn có thể phân bổ chi phí của nó trong khoảng thời gian đó và ghi Bút toán nhật ký vào cuối mỗi năm để giảm giá trị của nó theo một tỷ lệ phần trăm nhất định.
- Nợ: Tài khoản Khấu hao (Chi phí).
- Có: Tài khoản Tài sản (tài khoản mà bạn đã ghi khấu hao tài sản).
3.13 Đánh giá lại tỷ giá hối đoái
Nếu Hệ thống Tài khoản của bạn có các tài khoản có nhiều loại tiền tệ, Bút toán nhật ký thuộc loại ‘Đánh giá lại tỷ giá hối đoái’ sẽ giúp giải quyết tình huống này. Bút toán này được tạo từ biểu mẫu Đánh giá lại Tỷ giá hối đoái.