Hệ thống Tài khoản

Hệ thống Tài khoản là bản thiết kế chi tiết của các tài khoản trong tổ chức của bạn. Cấu trúc tổng thể của Hệ thống Tài khoản là dựa trên hệ thống kế toán kép đã trở thành tiêu chuẩn trên toàn thế giới để định lượng tình hình tài chính của một công ty.

ERP thiết lập một Hệ thống Tài khoản đơn giản cho mỗi Công ty mà bạn tạo, nhưng bạn có thể sửa đổi biểu đồ đó theo nhu cầu và yêu cầu pháp lý của mình. Đối với mỗi công ty, Hệ thống Tài khoản biểu thị cách phân loại các bút toán kế toán.

Để truy cập danh sách Hệ thống Tài khoản, vào:

Kế toán > Hệ thống Tài khoản

1. Cách tạo/chỉnh sửa tài khoản

ERP đi kèm với một bộ Hệ thống Tài khoản tiêu chuẩn. Thay vì tạo/sửa đổi, bạn cũng có thể sử dụng công cụ Nhập Hệ thống Tài khoản. Lưu ý rằng Hệ thống Tài khoản hiện tại sẽ bị ghi đè khi sử dụng công cụ này.

Đi đến danh sách Hệ thống Tài khoản. Tại đây bạn có thể mở tài khoản nhóm có chứa các tài khoản khác. Có các tùy chọn để “Thêm tài khoản con” vào tài khoản, Chỉnh sửa hoặc Xóa tài khoản.
Tùy chọn tạo tài khoản con sẽ chỉ xuất hiện nếu bạn nhấp vào Tài khoản thuộc loại Nhóm.
Nhập tên cho tài khoản.
Nhập số tài khoản.
Đánh dấu vào ‘Là nhóm’ nếu bạn muốn đây là tài khoản nhóm có thể chứa các tài khoản khác.
Chọn Loại tài khoản. Việc chọn mục này rất quan trọng vì một số trường chỉ cho phép chọn theo loại tài khoản cụ thể.
Thay đổi loại tiền tệ nếu tài khoản này sẽ được sử dụng cho các giao dịch bằng loại tiền tệ khác. Theo mặc định, đó là đơn vị tiền tệ của Công ty.
Bấm vào Tạo mới.

Thông thường, bạn có thể muốn tạo Tài khoản cho:

Đi lại, tiền lương, điện thoại, v.v. trong Chi phí.
Thuế Giá trị Gia tăng (VAT), Thuế Bán hàng, Vốn chủ sở hữu, v.v. trong Nợ ngắn hạn.
Bán sản phẩm, Bán dịch vụ, v.v. trong phần Thu nhập.
Nhà cửa, máy móc, đồ nội thất, v.v. trong Tài sản cố định.

2. Loại tài khoản

Các loại tài khoản chủ yếu được phân loại là thu nhập, chi phí, tài sản hoặc nợ phải trả.

2.1 Tài khoản trên bảng cân đối kế toán

Các tài khoản trên Bảng cân đối kế toán là ‘Ứng dụng vốn (Tài sản)’ và ‘Nguồn vốn (Nợ phải trả)’ biểu thị giá trị ròng của công ty bạn tại bất kỳ thời điểm nào. Khi bạn bắt đầu hoặc kết thúc một kỳ tài chính, tất cả Tài sản đều bằng Nợ phải trả.

Tất cả các tài khoản trong Bảng cân đối kế toán thể hiện một tài sản thuộc sở hữu của công ty như “Tài khoản ngân hàng”, “Đất đai và tài sản”, “Nội thất” hoặc một khoản nợ (số tiền mà công ty nợ người khác) như “Vốn chủ sở hữu”, “Nợ”.

Hai tài khoản đặc biệt cần lưu ý ở đây là Tài khoản phải thu (số tiền bạn phải thu từ Khách hàng) và Tài khoản phải trả (số tiền bạn phải trả cho Nhà cung cấp) tương ứng trong Tài sản và Nợ phải trả.

2.2 Tài khoản lãi lỗ

Lãi và Lỗ là nhóm tài khoản ‘Thu nhập’ và ‘Chi phí’ thể hiện các giao dịch kế toán của bạn trong một khoảng thời gian.

Không giống như các tài khoản trên Bảng cân đối kế toán, tài khoản Lãi lỗ (hoặc tài khoản PL) không thể hiện giá trị ròng (Tài sản) mà thể hiện số tiền chi và thu để phục vụ khách hàng trong kỳ. Do đó, vào đầu và cuối Năm tài chính của bạn, chúng trở thành số không.

2.3 Nhóm và Sổ Cái

Có hai loại Tài khoản chính trong ERP - Nhóm và Sổ cái. Các nhóm có thể có các nhóm con và sổ cái bên trong chúng, trong khi sổ cái là các nút lá của biểu đồ của bạn và không thể chứa nhiều tài khoản hơn trong đó. Giao dịch kế toán chỉ có thể được thực hiện đối với Tài khoản sổ cái (không phải Nhóm).

2.4 Các loại tài khoản khác

Trong ERP, bạn cũng có thể chỉ định thêm thông tin khi tạo Tài khoản mới, thông tin này nhằm giúp bạn chọn tài khoản cụ thể đó trong trường hợp như ‘Tài khoản ngân hàng’ hoặc ‘Tài khoản thuế’.

Giải thích các loại tài khoản:

Khấu hao lũy kế: Để lưu trữ tổng thông tin khấu hao lũy kế của Tài sản Công ty. Khấu hao lũy kế xuất hiện trên bảng cân đối kế toán.
Tài sản đã nhận nhưng chưa được lập chứng từ: Tài khoản nợ phải trả tạm thời chứa giá trị của Tài sản đã nhận nhưng chưa được lập chứng từ.
Ngân hàng: Loại tài khoản mà tài khoản ngân hàng sẽ được tạo. Phải có ít nhất một tài khoản nhóm thuộc loại “Ngân hàng” trong CoA.
Tiền mặt: Loại tài khoản mà tài khoản tiền mặt sẽ được tạo. Phải có ít nhất một tài khoản nhóm thuộc loại “Tiền mặt” trong CoA.
Có thể tính phí: Các khoản phí bổ sung áp dụng cho mặt hàng có thể được lưu trữ trong các tài khoản thuộc loại này. Ví dụ: “Phí vận chuyển và giao nhận”.
Vốn lưu động: Các khoản phí hiện tại khi tạo Tài sản cố định được lưu trữ trong tài khoản Vốn lưu động. Ví dụ, chi phí khi xây dựng một tòa nhà. Trong ERP Tài sản được ghi vào tài khoản Vốn lưu động khi chúng chưa được sử dụng.
Giá vốn hàng bán: Một tài khoản thuộc loại này được sử dụng để ghi lại tổng cộng tích lũy của tất cả các chi phí phát sinh khi sản xuất/mua một sản phẩm hoặc dịch vụ.
Khấu hao: Tài khoản chi phí để ghi khấu hao tài sản cố định. Tài khoản này xuất hiện trên Báo cáo thu nhập.
Vốn chủ sở hữu: Loại tài khoản này thể hiện các giao dịch với những người sở hữu doanh nghiệp, tức là các cổ đông/chủ sở hữu.
Các chi phí được bao gồm trong định giá tài sản: Tài khoản để ghi nhận các chi phí (ngoài chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của Tài sản) được bao gồm trong giá gốc của Tài sản.
Các chi phí được bao gồm trong định giá: Tài khoản để ghi các chi phí (ngoài chi phí nguyên vật liệu trực tiếp) được bao gồm trong chi phí hạ cánh của một mặt hàng/sản phẩm, được sử dụng trong chế độ Kiểm kê vĩnh viễn.
Tài sản cố định: Tài khoản để duy trì chi phí của tài sản cố định.
Tài khoản thu nhập: Loại tài khoản này thể hiện bất kỳ nguồn thu nhập hoặc doanh thu nào được ghi cho Công ty.
Phải trả: Loại tài khoản thể hiện số tiền mà công ty nợ các chủ nợ (Nhà cung cấp).
Phải thu: Loại tài khoản thể hiện số tiền mà các chủ nợ (Khách hàng) nợ công ty.
Làm tròn số tiền cuối cùng: Trong nhiều Chứng từ, số tiền cuối cùng có thể được làm tròn. Để theo dõi chính xác, số tiền đó có thể được ghi vào các tài khoản thuộc loại này.
Tồn kho: Nhóm tài khoản mà tài khoản kho hàng sẽ được tạo.
Điều chỉnh hàng tồn kho: Một tài khoản chi phí để ghi lại bất kỳ bút toán điều chỉnh nào của hàng tồn kho, thường có cùng mức với giá vốn hàng bán.
Hàng đã nhận nhưng chưa được lập chứng từ: Tài khoản nợ phải trả tạm thời chứa giá trị hàng đã nhận nhưng chưa được lập chứng từ và được sử dụng trong chế độ Kiểm kê vĩnh viễn.
Thuế: Tất cả các tài khoản thuế như VAT đều thuộc loại này.
Tạm thời: Tài khoản tạm thời rất hữu ích trong việc cân bằng thu nhập, chi phí.

2.5 Báo cáo tài chính

Các Báo cáo tài chính của công ty được thiết lập sẵn trong ERP. Bạn có thể xem các báo cáo tài chính như Bảng cân đối kế toán, Báo cáo lãi lỗ và Báo cáo lưu chuyển dòng tiền.

2.6 Số tài khoản

Hệ thống Tài khoản tiêu chuẩn được tổ chức theo hệ thống số. Mỗi danh mục chính sẽ bắt đầu bằng một số nhất định và sau đó các danh mục phụ trong danh mục chính đó sẽ bắt đầu bằng cùng một số. Ví dụ: nếu tài sản được phân loại theo số bắt đầu bằng chữ số 1000 thì tài khoản tiền mặt có thể được gắn nhãn 1100, tài khoản ngân hàng có thể được gắn nhãn 1200, tài khoản phải thu có thể được gắn nhãn 1300. Khoảng cách giữa các số tài khoản thường được duy trì để thêm tài khoản trong tương lai.

Bạn có thể chỉ định một số khi tạo tài khoản từ trang Hệ thống Tài khoản. Bạn cũng có thể chỉnh sửa số tài khoản từ bản ghi tài khoản bằng cách nhấp vào nút Cập nhật tên / số tài khoản. Khi cập nhật số tài khoản, hệ thống sẽ tự động đổi tên tài khoản để bao gồm số trong tên tài khoản.